Comment mener une réunion de planification de projet

Soyez prêt

1. Planifier la réunion lorsque les parties prenantes clés peuvent y assister. Cela inclut le promoteur ou le champion projet, le chef de projet et toute personne dont l'entrée ou d'approbation est requise pour les décisions à prendre lors de la réunion.

2. Créer et distribuer l'ordre du jour avant la réunion. Votre programme doit préciser l'objet de la réunion, les résultats attendus et le temps alloué pour chaque partie de la réunion. Inclure ce qui est déjà connu sur le but, budget, de temps en ligne et les rôles du projet. Utilisez votre première réunion pour obtenir des éclaircissements sur la portée et les rôles du projet ainsi.

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   Établir les rôles pour la réunion et d'attribuer les participants à ces rôles. L'animateur assure la discussion reste sur le sujet et que tous les participants ont une voix. Le chronométreur maintient le groupe sur le calendrier établi par l'ordre du jour, et le preneur de notes suit les décisions prises et les points de discussion importants.

4. Planifiez à l'avance d'avoir tous les outils dont vous aurez besoin facilement disponible au lieu de la réunion. Vous voudrez probablement utiliser un tableau blanc et marqueurs effaçables à sec ou un grand tapis blanc et des marqueurs réguliers. Si vous ne brainstorming exercices, apporter de petits tampons et stylos collants pour les participants. Un projecteur et un ordinateur portable sont nécessaires pour montrer des présentations PowerPoint et affiche similaires.

Mener Votre réunion

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   Commencez la réunion en rappelant aux participants de l'ordre du jour et les rôles et établir des règles d'engagement. Au minimum, le groupe doit accepter d'être respectueux des opinions des autres et de minimiser les distractions telles que les téléphones cellulaires et les conversations en aparté.

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   Suivez l'ordre du jour et de passer une fois qu'une décision a été rendue. Si des informations supplémentaires sont nécessaires avant qu'une décision puisse être faite, affecter l'élément d'action à la personne appropriée et préciser quand et comment ils doivent faire rapport.

3. Avant de terminer la réunion, résumer les décisions clés et des éléments d'action. Planifier la prochaine réunion et, dans la mesure du possible, d'accord sur les objectifs pour la prochaine réunion.

4. Après la réunion, distribuer rapidement des notes de réunion aux participants et aux autres parties prenantes et rappeler à chacun de leurs éléments d'action et les dates d'échéance.

• Si possible, prendre des notes les notes de preneur sur un ordinateur portable avec l'écran de projection pour tout voir. De cette façon, les désaccords sur la façon dont les décisions et autres informations sont capturées peut être éclairci sur place.