Dans une réunion publique, une entité gouvernementale, la commission ou le conseil doit se réunir dans un forum qui est ouvert au public. La plupart des réunions doivent être affichés pendant une certaine période de temps avant qu'ils peuvent être conducted- cela dépend de vos règlements provinciaux et locaux. Les écritures doivent annoncer le temps, le lieu, la date et les sujets de la réunion.
Notifications post de la réunion dans le bureau de la ville ou le greffier de la ville et dans d'autres endroits où ils seront remarqués, tels que le journal local ou d'un bâtiment de la mairie.
Créer un ordre du jour. L'ordre du jour devrait aller aux membres du conseil avant la réunion, et il doit inclure l'heure, la date, le lieu et les sujets de la réunion. Les points inscrits à l'ordre du jour doivent être numérotés, et tous les sujets de l'ordre du jour doivent être en conformité avec les statuts de l'organisation. La première partie de l'ordre du jour devrait être composé de l'appel pour les participants ou des membres du conseil d'administration. La deuxième partie devrait approuver les minutes de la réunion précédente du conseil d'administration.
Mener la réunion du conseil public en utilisant "les règles de Robert de l'ordre." Ce livre peut être trouvé dans votre bibliothèque, librairie locale ou en ligne. Les règles consistent en la façon dont les membres doivent prendre des voix, la façon dont ils devraient parler lors de la réunion du conseil d'administration, la façon dont ils vont sur l'introduction d'un sujet et la façon dont ils rescision de vote. Par exemple, les membres du conseil ne peuvent pas parler de tour et ne peux parler que si on leur donne la permission par le régulateur de réunion ou le conseil président.
Présentez aucun sujet qui violent le droit à la vie privée ou de la violation de confidentialité lors de la réunion du conseil d'administration ouverte. Sujets concernant les questions de personnel ou les questions juridiques ne devraient pas être abordés lors d'une réunion publique.
Laisser un temps fendue pour le public à commenter. Le meilleur moment pour cela est généralement à la fin de la réunion. Cependant, les commentaires publics peuvent et doivent être limitées à la discrétion du conseil d'administration sur la base de leurs règlements et les politiques. Une réunion du conseil de l'enregistreur devrait prendre toutes les minutes de la réunion.