Comment faciliter une réunion

Attributs de l'animateur

• Un animateur efficace doit être un bon auditeur et communicateur. Il doit être capable de juger le ton de la discussion et d'intervenir si la conversation devient trop chauffée. Il doit être attentif. Si certains participants ne participent pas, il doit intervenir avec tact pour les attirer dans la discussion. Il doit être assez diplomatique pour résoudre les désaccords et assez ferme pour maintenir le contrôle sur le processus.

Planification de la Réunion

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  Préparation pour faciliter nécessite une planification importante. L'animateur doit connaître les noms et la formation pertinentes des participants et la façon dont ils sont bien informés sur le sujet de la discussion. Il travaillera avec les gestionnaires impliqués afin de déterminer l'organisation de la réunion - débat ouvert ou structurée. Il assure que le lieu de la réunion est acceptable et que la salle est aménagé de manière à aider à fournir les objectifs de la réunion. Avec les gestionnaires, il permettra également de déterminer la longueur de la réunion et combien de temps sera alloué pour différentes tâches. Il est responsable d'avoir des fournitures et des matériaux livrés sur le lieu de la réunion.

Faciliter la Réunion

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  L'animateur débute la rencontre avec un exercice de brise-glace, les introductions des participants si ils ne savent pas les uns les autres et un examen de l'ordre du jour et les règles de base. Une fois que le groupe se lance dans l'ordre du jour, l'animateur devient un arbitre. Il est son rôle à tenir les participants impliqués, pour dégager toutes les conversations pertinentes secondaires et d'intervenir si les discussions deviennent trop chaud ou hors sujet. Si il ya des gestionnaires ou chefs d'équipe participants, l'animateur doit être sûr qu'ils ne prennent pas au cours de la réunion. Il est de sa responsabilité de garder la réunion sur le calendrier, regarder l'horloge pour maintenir le fonctionnement du processus.

Réunion Wrap-up

• Quand le temps est en place pour la réunion, l'animateur doit maîtriser à la discussion et résumer les résultats et les conclusions clés. Si il ya eu des séances en petits groupes, il doit tirer leurs conclusions dans le courant principal. Si des problèmes ont été résolus, l'animateur va enregistrer le résultat. Si la réunion doit être poursuivie ou les résultats transmis à d'autres réunions, il fera en sorte que l'information circule librement à eux. Enfin, il ferme la réunion - l'arbitre qui se termine le jeu, après avoir été un participant actif, mais pas un joueur.