Le but principal de Une réunion de lancement du projet est d'informer les employés sur un nouveau projet sur lequel votre entreprise est sur le point d'embarquer, comme la création ou le lancement d'un nouveau produit ou la création d'un nouveau site Web pour un produit existant. Une réunion de lancement est pas un ASSEMBLÉE du personnel typique quand vous prévoyez un, veiller à ce que la réunion se concentre sur le projet et offre aux employés des informations détaillées dont ils ont besoin pour démarrer et terminer efficiente et efficace du projet.
Inviter les employés, les consultants et les clients qui sont impliqués dans le projet à la réunion de lancement du projet. Inclure seulement ceux qui sont pertinentes pour le projet, comme d'autres peuvent jeter la réunion hors-piste. Envoyer un courriel d'invitation et d'inclure un programme pour la réunion.
Réserver un espace de rencontre assez grand pour accueillir tous les participants à la réunion. Parce réunions de lancement peuvent durer des heures, sélectionnez un environnement avec des sièges confortables et des tables pour les invités de prendre des notes. Vous pouvez tenir la réunion hors site dans une salle locale de conférence hôtel ou banquet.
Disposer pour tout équipement audio ou visuel qui peut être nécessaire pour afficher des présentations ou d'autres informations. Vous devrez peut-être un téléviseur, un projecteur, un écran de projection, un ordinateur portable, haut-parleurs, un lecteur MP3 ou un microphone, en fonction de la taille de votre réunion et le matériau à être présenté.
Commencez la réunion en décrivant le projet et en fournissant aux participants son but. Par exemple, votre projet pourrait être de créer un site Web interactif pour le lancement d'un nouveau cibles de boissons de sports actifs, femmes ajustement.
Détail les objectifs du projet. Dans l'exemple, les objectifs peuvent inclure capturer 10 pour cent du marché des sports-buveuse ou la construction de la notoriété du produit en attirant 3 000 vues uniques sur le site chaque jour.
Révéler des informations de fond sur la situation actuelle du marché, y compris des détails sur la compétition. Laissez l'équipe goûter le produit et d'examiner l'emballage- fournir votre équipe avec des commentaires de personnes qui ont déjà essayé le produit comme une partie de la recherche de la société. Déterminer les forces, faiblesses, menaces et opportunités de l'entreprise que vous, et d'identifier la façon dont ils affectent positivement et négativement le projet.
Déléguer des responsabilités à des personnes de l'équipe de projet. Si vous construisez un site Web, l'équipe pourrait inclure un concepteur de site Web, un programmeur, un chef de projet, un rédacteur, un directeur du marketing, un secrétaire de rédaction, l'équipe juridique et un coordonnateur de la circulation. Détail ce que la responsabilité de chaque individu en donnant un aperçu général.
Décrire des tâches spécifiques pour chaque membre de l'équipe et de fixer des dates limites pour compléter chaque tâche. Identifier les tâches qui sont essentielles à l'exécution globale et l'achèvement du projet- assurer qu'ils sont énumérés dans un ordre séquentiel logique. Pour chaque tâche soit terminée, détail des livrables que la personne point devrait présenter à l'équipe de projet.
Une revue de ce qui a été discuté lors de la réunion et rappeler à l'équipe de la première échéance du projet à respecter. Informez-les que vous allez envoyer un résumé de ce qui a été discuté lors de la réunion de lancement du projet. Motiver l'équipe en terminant la séance sur une note encourageante positive.