Toute réunion ou un projet est plus efficace si les tâches sont assignées au cours de la réunion et complétées en dehors de la réunion. En suivant une formule simple de 3W (Quoi, Qui, Quand et) pour répondre à des actions, les chances d'avoir un travail productif accompli en dehors de l'heure de la réunion et sur les temps sont augmentés. Cession d'action adéquate peut réduire les problèmes liés à la suivre à travers l'extérieur de respect des délais. Bon cession d'action aidera à tester de bonnes idées et des solutions à des problèmes, ainsi que la mise en œuvre des décisions qui ont été faites lors de la réunion.
Avant la fin de la réunion, de vérifier toutes les actions qui ont été identifiés lors de la réunion et de déterminer si des tâches supplémentaires sont nécessaires ainsi. Commençons par ce que les actions sont. Demandez au groupe "Quelles sont les actions que nous devons faire afin d'accomplir de grands résultats du projet?" Cela aide le groupe à comprendre ce qui doit être fait et pourquoi il est important de projet ou une équipe. Dans libellé l'élément d'action, veillez à utiliser des verbes d'action et être prêt à donner des détails sur ce qui est réellement nécessaire de considérer l'action correctement rempli.
Ensuite, passez à l'OMS fera chaque action en demandant au groupe «Qui sont les meilleures personnes pour faire ces actions?" Chaque action doit être donné à quelqu'un ou il ne se fera pas. Ce qui est un membre de l'équipe ou d'un projet d'accord d'être responsable et comptable de toutes les activités nécessaires pour mener à bien l'action attribuée. L'action peut être attribuée à la personne la mieux qualifiée ou un sous-équipe, ou quelqu'un à la réunion peuvent se porter volontaires pour faire l'action. Si l'action est affectée à quelqu'un en dehors de la réunion, quelqu'un à la réunion devrait être responsable pour expliquer l'action attribuée à la personne pas à la réunion.
Faites la QUAND partie avant de se déplacer sur les actions et à répondre ajournement. Demandez au groupe "Lorsque ces actions sont dues dans l'ordre pour que nous terminions nos projets à temps?" La date d'échéance pour chaque action devrait être une date de calendrier réel lorsque l'action doit être rempli pour l'équipe ou un projet pour accomplir leur travail. Cela ne devrait jamais être laissé vide ou écrit comme ASAP parce que la date assure quelqu'un est responsable de faire l'action sur le temps. En attribuant une date, la personne qui prend l'action sera en mesure de planifier la nouvelle tâche avec leur autre travail et être en mesure de déterminer si il peut y avoir une raison valable pour laquelle l'action ne peut être complété par la date souhaitée du groupe avant qu'il ne soit trop fin.
Après la réunion, placer les 3W actions dans les comptes rendus de séance et de distribuer à tous ceux qui ont assisté à la réunion ou qui ont reçu une action. Cette documente toutes les actions et qui est responsable ainsi que lorsque les actions sont dus.