Un chef de projet organise des réunions avec les membres de l'équipe de projet interne régulièrement pour discuter de ses projets en cours. En outre, un gestionnaire de projet peut faciliter les rencontres avec les parties prenantes du projet, la haute direction et des clients pour lancer un projet et peut tenir des réunions en cours pour fournir des mises à jour sur ses projets et de répondre aux questions sur les échéanciers et les budgets. Préparation pour chaque réunion de projet est un élément clé dans l'utilisation bénéfique de votre temps et celui des participants à la réunion.
Inviter les personnes appropriées à la réunion de projet. Déterminer les objectifs que vous devez accomplir lors de la réunion sur la base des invités. Si la rencontre avec les membres de l'équipe de projet, vous pouvez fixer des objectifs d'obtenir des mises à jour de statut, de résoudre les problèmes internes et ayant les membres de l'équipe de partager l'information avec l'autre sur le projet. Si une réunion avec les parties prenantes du projet, les cadres et les clients, votre objectif est de fournir des mises à jour générales d'étapes et répondre aux questions.
Solliciter des sujets de l'ordre du jour des invités plusieurs jours avant la réunion. Plutôt que d'esquiver une balle courbe surprise lors de la réunion, demander des questions et des sujets de discussion à partir de ceux qui sont liés au projet. Cela vous permettra de temps pour préparer et inviter d'autres personnes qui peuvent vous soutenir lors de la réunion. Anticiper ce que les invités voudront entendre et de discuter au sujet du projet. Par exemple, si vous connaissez les clients veulent discuter du matériel de marketing, obtenir des mises à jour de votre service des communications et d'inviter un représentant à la réunion.
Créer un ordre du jour officiel de la réunion de projet. Dressez la liste des détails de la réunion tels que nom de la réunion, la date, l'heure, l'emplacement et le numéro de la conférence au sommet de la page. les sujets de l'ordre du jour de la liste, comme le statut de projet milestones- statut des zones d'affaires fonctionnels tels que l'informatique, le marketing, le projet departments- pertinente juridique et autre budgétisation étapes- prochaine et tous les sujets suggérés pour vous par d'autres.
Envoyer tous les invités une invitation à une réunion électronique et ordre du jour. Inclure un plan de projet ou rapport de situation pour accompagner votre discussion sur le statut et le calendrier. Envoyer l'invitation le plus tôt possible et le suivi avec l'ordre du jour et les pièces jointes au moins un à deux jours avant la réunion. Cela permettra à vos invités à examiner les documents et de préparer à l'avance.
Vérifiez sur la logistique des réunions telles que les réservations de salle de conférence et configuration de la pièce plusieurs jours à l'avance de votre réunion. Testez votre numéro de réunion et de conférence web appels logins, le cas échéant, pour assurer qu'ils fonctionnent et sont faciles d'accès. Comme les participants sont susceptibles travaillent sur des tâches multiples, vous ne voulez pas perdre du temps à tout le monde avec des numéros de téléphone défectueux et des liens Internet.