À propos des réunions d'affaires

Fonction

• Les réunions d'affaires se produisent à des fins différentes. Selon le but et le type de réunion il existe des formats et des objectifs spécifiques pour chaque. Les réunions d'équipe sont l'une des réunions les plus réguliers dans l'environnement des affaires. Organiser des réunions de l'équipe est un test de capacités de leadership. Beaucoup de gestionnaires appellent simplement une réunion, attendent tous d'être prêt à tout pour être discutée, et envoient sans ordre du jour de ce qui les attend. La planification de réunions avec peu de réflexion pour la préparation ou un objectif clair est un moyen infaillible à l'échec.

  Alors, comment est une réunion efficace de fonctionner? Pour commencer, une planification minutieuse, un objectif déclaré et un ordre du jour détaillé doit être envoyé à tous les participants au moins une semaine avant la réunion. L'objectif devrait être claire et succincte. Gardez la portée de la réunion dans un délai raisonnable. À moins que la réunion est une séance de travail pour définir un processus ou résoudre un problème en cours, la longueur ne doit pas dépasser une heure. Prévoir des délais pour chaque élément de l'ordre du jour.

  La réunion devrait également commencer à l'heure. Chaque point doit être discuté, en faisant attention de garder la discussion relative à la rubrique répertoriée. Si la discussion est ne pas accomplir quoi que ce soit dans la façon de fournir des informations essentielles ou de résoudre un problème - passer au sujet suivant. Si un nouveau sujet mérite plus ample discussion, prendre note de la question et inscrire la question à l'ordre du jour pour la prochaine réunion.
  réunions d'état sont traités différemment. Les gestionnaires de projet utilisent souvent réunion d'état de réviser les plans de projet, les parties prenantes de mise à jour, et de gérer les dépendances entre les tâches simultanées. L'ordre du jour pour ces types de réunions est habituellement beaucoup plus précis que d'une assemblée générale. Statut est rapporté sur un projet, un compte ou client. L'objectif de ce type de réunion est pour tous les participants pour indiquer la progression de leurs tâches individuelles afin d'évaluer l'état de l'ensemble du projet.

  
  
  
  
  

  La technologie a fourni des outils efficaces pour faire le meilleur usage du temps de réunion ainsi. Microsoft Project et Microsoft Outlook constituent des outils précieux pour planifier, partager de l'information et des tâches du projet de mise à jour - parfois éliminer la nécessité même d'avoir une réunion en face-à-face. Microsoft Word comprend un assistant d'ordre du jour qui peut aider à créer un ordre du jour avec toutes les informations essentielles.

Avantages

• Avoir une stratégie pour organiser des réunions efficaces permettra d'améliorer le partage d'information et de communication et de créer moins d'anxiété parmi les participants à la réunion. Il permettra également de créer des équipes plus ciblées et moins de temps perdu. Les gestionnaires de projet pourront acquérir des compétences plus efficaces de communication et de leadership, et trouveront que leurs plans de projet seront plus exactes et à jour.
  Grâce à ces outils avec les conseils contenus ci-dessus permettra d'assurer une réunion réussie. Il sera également développer des compétences de leadership efficace et de la communication ainsi.

Les idées fausses

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  Planification d'une réunion est simple - mais ne garantit pas qu'il servira un but utile. Trop nombreux organisateurs de la réunion planifier des réunions avec peu de réflexion à la planification et à l'organisation.

Types

• Les réunions d'équipe fournissent des renseignements et des informations d'état qui est utile pour les membres des groupes qui ont un but commun. Cela pourrait être soit par fonction, service, les objectifs ou projets.

  
  
  

  réunions du processus est prévue pour conduire un ensemble de procédures et de processus d'affaires provenant de diverses tâches et fonctions. Ces réunions visent à améliorer le processus global de l'entreprise et comprennent tous les différents rôles d'emploi concernés.

  réunions d'état sont menées afin de fournir des rapports d'étape sur un projet, client ou compte donné. Le but de ces réunions est de fournir des informations et des progrès sur les tâches assignées à chaque individu.

  One-on-one réunions sont des réunions individuelles dans le but d'échanger des informations spécifiquement liées à l'individu, ou de nature confidentielle.

Importance

• Réunions d'affaires jouent un rôle essentiel dans la diffusion d'informations, d'accorder le statut de projet, et de faciliter les communications entre les membres de l'équipe. Les conduire de la manière la plus efficace remplit les objectifs fixés par l'organisateur, et assure que le temps de l'entreprise et les ressources ne sont pas gaspillées.