Les réunions d'affaires se produisent à des fins différentes. Selon le but et le type de réunion il existe des formats et des objectifs spécifiques pour chaque. Les réunions d'équipe sont l'une des réunions les plus réguliers dans l'environnement des affaires. Organiser des réunions de l'équipe est un test de capacités de leadership. Beaucoup de gestionnaires appellent simplement une réunion, attendent tous d'être prêt à tout pour être discutée, et envoient sans ordre du jour de ce qui les attend. La planification de réunions avec peu de réflexion pour la préparation ou un objectif clair est un moyen infaillible à l'échec.
Alors, comment est une réunion efficace de fonctionner? Pour commencer, une planification minutieuse, un objectif déclaré et un ordre du jour détaillé doit être envoyé à tous les participants au moins une semaine avant la réunion. L'objectif devrait être claire et succincte. Gardez la portée de la réunion dans un délai raisonnable. À moins que la réunion est une séance de travail pour définir un processus ou résoudre un problème en cours, la longueur ne doit pas dépasser une heure. Prévoir des délais pour chaque élément de l'ordre du jour.
La réunion devrait également commencer à l'heure. Chaque point doit être discuté, en faisant attention de garder la discussion relative à la rubrique répertoriée. Si la discussion est ne pas accomplir quoi que ce soit dans la façon de fournir des informations essentielles ou de résoudre un problème - passer au sujet suivant. Si un nouveau sujet mérite plus ample discussion, prendre note de la question et inscrire la question à l'ordre du jour pour la prochaine réunion.
réunions d'état sont traités différemment. Les gestionnaires de projet utilisent souvent réunion d'état de réviser les plans de projet, les parties prenantes de mise à jour, et de gérer les dépendances entre les tâches simultanées. L'ordre du jour pour ces types de réunions est habituellement beaucoup plus précis que d'une assemblée générale. Statut est rapporté sur un projet, un compte ou client. L'objectif de ce type de réunion est pour tous les participants pour indiquer la progression de leurs tâches individuelles afin d'évaluer l'état de l'ensemble du projet.
La technologie a fourni des outils efficaces pour faire le meilleur usage du temps de réunion ainsi. Microsoft Project et Microsoft Outlook constituent des outils précieux pour planifier, partager de l'information et des tâches du projet de mise à jour - parfois éliminer la nécessité même d'avoir une réunion en face-à-face. Microsoft Word comprend un assistant d'ordre du jour qui peut aider à créer un ordre du jour avec toutes les informations essentielles.