Un format de la réunion d'affaires typique

Ouverture d'une réunion d'affaires

• Organisateurs de la réunion devraient envoyer des copies de l'ordre du jour de la réunion et les minutes de la réunion précédente aux participants quelques jours avant la réunion proprement dite, pour laisser le temps pour les changements, les ajouts et toute collecte d'informations nécessaires. Après avoir appelé la réunion à l'ordre, commencer par faire des annonces nécessaires et l'introduction de nouveaux membres de la réunion, le cas échéant. Suivez les annonces avec un examen du procès-verbal de la réunion précédente, la fabrication et l'approbation de toutes les modifications nécessaires.

Affaires courantes

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  Après les minutes sont approuvés, entamer une discussion de vieilles affaires. Au cours de cette discussion, les participants devraient faire rapport sur les projets en cours et l'état de toutes les tâches qui ont été déléguées à des réunions précédentes. Si des tâches supplémentaires pour ces projets doivent être affectées, le faire maintenant. Terminez la discussion de la vieille affaire avec des rapports sur les projets achevés.

New Business

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  Suite à la discussion de la vieille entreprise, introduire une nouvelle entreprise à la réunion. Nouvelle entreprise est quelque chose qui n'a pas été préalablement discuté ou affecté. Cette section de la réunion est également le moment idéal pour introduire des conférenciers invités ou inviter des présentations des équipes ou des comités projet. Prévoyez du temps pour les questions et la discussion, en particulier au cours d'une session de formation.

Conclure

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  Fin de la rencontre avec une forte wrap-up. Certains gestionnaires aiment mettre fin à des réunions sur une note positive, en célébrant une réussite ou de reconnaître un membre de l'équipe. D'autres finissent par une discussion générale des questions ou une période de questions-réponses, si le temps. En général, cependant, les réunions doivent se terminer par une décision sur la date et l'heure de la prochaine réunion, si nécessaire, et un examen rapide des tâches qui ont été déléguées au cours de la réunion.

Réunions efficaces

• Suivant le format de l'assemblée générale de l'entreprise peut rendre vos réunions plus efficaces et utiles pour les participants. Pour garder vos réunions sur la bonne voie, toujours créer un ordre du jour à l'avance et envisager d'inclure une limite de temps pour la discussion. Limitation de la durée de toute discussion particulière maintient non seulement les participants sur la bonne voie, mais aide également les présentateurs adapter leurs présentations pour tenir dans le temps imparti.