Pré-plan en déterminer qui sera invité à la réunion, le but de l'assemblée, les sujets à couvrir et l'information à recueillir et à diffuser.
Faire un objectif précis pour la conférence. Établir un résultat final primordial pour la réunion. L'objectif final pourrait être une séance de remue-méninges, un produit roll-out ou une séance de planification pour un nouveau service.
Écrire un ordre du jour précis. Détail des faits importants, énumérant les personnes de contact, y compris l'ordre des événements et des discussions et un plan d'action. Un ordre du jour détaillé permettra aux participants d'avoir toutes les informations pertinentes à leur portée et maintenir la communication claire. Si vous trouvez que le document nie la nécessité pour la réunion, envoyez-juste le document et annuler la réunion.
Distribuer l'ordre du jour à l'avance. Encourager les participants à noter les questions spécifiques et à apporter du matériel de soutien si l'ordre du jour déclenche quelque chose.
Bienvenue les participants à la réunion et assurez-vous que tout le monde a leur ordre du jour en face d'eux. Énoncer le but de la réunion et le temps de fin prédéfini.
Commencer la discussion immédiatement, établir rapidement un rôle de leadership. Rediriger la conversation rapidement si elle obtient hors cours. Restez sur la bonne voie et a frappé rapidement les faits saillants et les questions d'adresses.
Avoir un gardien de temps distincte garder la réunion sur la bonne voie. Si il ya trois principaux points à discuter dans une réunion d'une heure, allouer 20 minutes pour chaque sujet. Donner un avertissement 5 minutes à l'approche de l'heure de fin. Enveloppez la discussion et prendre des notes d'actions ou de la correspondance qui doivent être prises plus tard.
Prenez des notes sur la feuille de l'ordre du jour. Notez toutes les objections, les informations supplémentaires nécessaires pour être recueillies, les informations de contact et les actions articles.
Résumer les points clés que la réunion se termine. Donner à chacun les affectations d'action, telles que la gestion de nouvelles discussions, la recherche ou les données recueillies. Brisez la réunion à l'heure et je remercie tout le monde pour leurs contributions.