Les réunions du Comité jouent un rôle important dans le fonctionnement des deux entreprises à but non lucratif et à but lucratif. Alors que certains comités fonctionnent sur une base informelle, avec les membres répondant au besoin pour accomplir des tâches spécifiques, d'autres comités sont plus formelles. Certains ont des responsabilités juridiques pour des choses telles que des audits financiers, sélection des cadres, les offres d'achat d'actions, les approbations d'adhésion et de supervision de la sécurité. Ces comités sont plus susceptibles d'adopter une structure de réunion formelle en utilisant ces protocoles que les règles de Robert de l'ordre ou des règles similaires.
Préparer et envoyer un ordre du jour écrit au moins une semaine avant la réunion du comité. Tout le monde sur le comité a besoin de temps pour examiner l'ordre du jour et préparer les sujets qui seront discutés lors de la réunion.
Appelez la réunion à l'ordre à temps. Cela se fait habituellement par le président du comité. Le secrétaire prendra note de tous ceux qui sont présents à la réunion tout en prenant minutes. Appel de la réunion à l'ordre à temps encourage les gens à se présenter à temps et démontre du respect pour tous les membres du comité et leur temps.
Distribuez des copies de l'ordre du jour et les rapports qui seront présentés lors de la réunion. Si le comité se réunit sur une base continue, distribuer des copies du procès-verbal de la réunion précédente. Prévoyez du temps pour les membres du comité pour examiner le procès-verbal, l'ordre du jour et d'autres rapports. Demandez si il ya des commentaires sur le procès-verbal de la réunion précédente et ensuite demandent si il est un mouvement et une seconde à accepter les minutes.
Suivez l'ordre de l'ordre du jour pour couvrir chaque élément lors de la réunion. Autoriser les mouvements à effectuer qui sont pertinentes à l'ordre du jour en discussion. Reconnaître chaque membre qui désire prendre la parole sur une motion. Laisser une personne à parler à la fois et de donner à chaque personne une chance d'être entendu, si possible. Appel à un vote sur la motion lorsque la discussion a été achevée. Dans certains cas, les membres de proposer des amendements et le président du comité seront appeler à un vote sur les amendements avant la motion.
Fin de la réunion lorsque l'ordre du jour a été achevé, ou quand la fin prévue du temps de réunion arrive. Le président du comité peut ajourner une réunion sans un mouvement, deuxième ou vote. Le secrétaire enregistre toute entreprise incomplète de sorte qu'il peut être mis sur l'ordre du jour de la prochaine réunion.