Comment mener une réunion d'affaires productive

Instructions

1. Prévenez tout le monde avec beaucoup d'avertissement avancé d'une prochaine réunion. Environ une semaine à l'avance est généralement idéal.

2. Planifiez un programme couvrant trois à cinq sujets principaux. Essayez de fixer un délai de 30 minutes ou moins, et de s'y tenir. Si les réunions sont en cours d'exécution plus longue, qui est un signal que vous ne rencontrez pas assez souvent.

3. 
   
   
   
   

   Impliquez vos dirigeants clés dans la planification de la réunion. Cherchez à savoir si ils ont des questions qui doivent être discutées et les intégrer dans votre plan de réunion. Imprimez un point balle aperçu de ce qui va être discuté à la réunion et de faire suffisamment de copies à distribuer à tous les participants à la réunion.

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   Envoyer un rappel tôt le jour de la réunion. Si votre bureau utilise un programme comme Microsoft Outlook, il devrait automatiquement mettre sur le calendrier et envoie un rappel.

5. 
   
   

   Lancer la réunion sans délai, à l'heure dite. Donnez un résumé de ce qui se passe à faire parler et passer brièvement en revue les points de la réunion. Il pourrait être utile d'avoir une personne désignée de prendre des notes.

6. Laissez de la place à la fin pour les questions ou pour discuter d'autres questions que les gens peuvent avoir. Si il ya des questions qui surgissent qui peuvent prendre plus de temps, mis en place un groupe ou un distinct sur une réunion de sorte que cette réunion n'a pas traîner passé l'heure prévue.

7. Livrer un résumé par e-mail ou dans un mémo de bureau peu après la réunion. Passez en revue les points les plus importants de la réunion et des décisions qui ont été faites.

• Avoir les réunions programmées à la même heure chaque semaine ou sur un modèle cohérent. Cela devient gens habitués à des réunions et ils savent si elles ont un problème à discuter, ils peuvent toujours soulever la question à la réunion ordinaire.

• Ne pas envoyer des notifications de réunion trop tôt ou trop tard. Si elles sont trop loin à l'avance, les gens peuvent oublier la réunion et ne parviennent pas à s'y préparer correctement. Si elles sont trop tard, alors vous avez le même problème.
• Ne jamais virer trop loin du contour. Adresse des questions ou des préoccupations, mais ne vous laissez pas entraîner dans un "battant le cheval mort», comme il est pas productif.