La politique et les procédures de la paie

Importance

• Paie est l'une des plus grandes dépenses dans toute organisation. Une politique salariale établit des contrôles et des équilibres internes de contrôle et de protéger cette dépense. Il réduit l'incidence des erreurs et des possibilités de fraude. Dans les grandes entreprises, le processus de paie implique beaucoup de temps et de ressources. procédures de paie créent efficacité en termes de collecte de temps, le traitement des documents, la saisie de données, le paiement et la tenue de dossiers. En intégrant l'automatisation et les progrès de la technologie des systèmes, des procédures peuvent être rentables et économiser de l'argent de l'entreprise.

But

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  Une politique salariale garantit que les employés recevront toujours le bon salaire au bon moment. Il assure que l'entreprise adhère à des lois fédérales, étatiques et locales, en particulier celles qui se réfèrent à des impôts, assurance-maladie, la sécurité sociale et les normes de travail équitables. Respect de la législation permettra à l'entreprise d'éviter de payer des pénalités. procédures de paie soutiennent également la mise en œuvre des structures établies de compensation et les systèmes, les budgets des départements et des conventions collectives.

Caractéristiques

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  Une politique salariale définit les responsabilités des employés et des gestionnaires de paie. Depuis la paie implique des informations confidentielles, la politique doit spécifier l'accès et les niveaux de sécurité. Il identifie également la formation requise par les différents groupes d'employés. Le procédures de paie détail le processus à partir de quand l'employé est embauché. Ils comprennent des activités de paie et les formulaires nécessaires pour traiter les nouvelles recrues, les changements d'emploi, les mises à jour de l'information, les paiements spéciaux, des déductions, des rapports de temps et de terminaison.

Considérations

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  Pour minimiser le risque de fraude, la politique salariale doit inclure des contrôles internes. Une forme de contrôle est la séparation des tâches. Par exemple, si il ya deux employés impliqués dans le traitement de la paie, on pourrait préparer les documents de paie tandis que l'autre serait d'autoriser et d'approuver. Une autorité compétente doit examiner toutes les informations et les congés. Un autre groupe ou d'un département comme la comptabilité peuvent auditer les opérations de paye. procédures de paie doivent également protéger la confidentialité des renseignements sur la paie, faire en sorte que seules les personnes autorisées ont accès à eux.

Responsabilités

• Le service de la paie est responsable de la gestion du flux de travail de la masse salariale pour assurer le traitement de la paie efficace et en temps opportun. Il établit les calendriers de paie et les délais de soumission des documents de paie. Paie affectation du personnel et de contrôler l'accès à l'information dans le système de paie. Ils saisissent des informations dans le système et apporter les modifications requises. Les gestionnaires doivent veiller à ce que les documents de paie requis sont remplis et envoyés dans les lignes de temps de jeu. Les employés sont chargés d'examiner les paiements et retenues, et de conseiller le service de la paie de toute divergence. Ils devraient également garder leur information à jour.