Le dépôt direct est un moyen pour les employeurs de payer les employés sans émettre les chèques de paie de papier. En raison des économies liées au traitement électronique, de nombreuses entreprises offrent cette option, avec certaines entreprises, même faire des paiements par dépôt direct obligatoire. Toutefois, les entreprises qui veulent utiliser le dépôt direct ne peut pas commencer à le faire sans l'autorisation de leurs employés, parce que les employés ont le droit de comprendre ce qui se passe avec leur salaire. Les gestionnaires doivent donc suivre les procédures de base pour obtenir l'autorisation et mettre en place les dépôts directs.
Informer les employés de votre entreprise, que ce soit par l'intermédiaire des réunions du personnel ou des mémos officiels, que vous offrez une option de dépôt direct ou de faire le dépôt direct obligatoire. Expliquez verbalement et par écrit des œuvres de dépôt comment directs et quels sont les avantages, comme éviter les tracas de l'encaissement ou le dépôt d'un chèque de paie.
Fournir à chaque employé un formulaire d'autorisation de dépôt direct. Distribuez les formes de réunions ou faire les formulaires disponibles en téléchargement sur la section du site Web de votre entreprise des employés. Inclure des instructions sur la façon de remplir le formulaire. Quel que soit le format que vous utilisez, le formulaire doit recueillir le nom et les coordonnées de l'employé, le nom de la banque dans laquelle votre entreprise paie dirigera fonds de dépôt, et les numéros de routage et de compte de la banque et de compte spécifique. Il doit indiquer le nom et les coordonnées de votre entreprise, ainsi.
Demandez à chaque employé de remplir un formulaire d'autorisation, joindre un chèque annulé pour la vérification de compte bancaire et les numéros de routage, et de retourner à la fois à un superviseur ou le service de la paie de votre entreprise. Fournir un délai strict par lequel les employés doivent soumettre leurs formulaires. Imposer des sanctions telles que la retenue des chèques de paie ou d'un writeup pour les employés qui ne tournent pas dans la forme, si votre entreprise veut faire le dépôt direct obligatoire.
Demandez à vos personnel du service de la paie pour faire des copies des formulaires et envoyer les données du formulaire à votre compagnie de traitement de la paie. Avez l'entreprise paie envoyer un dépôt direct de test pour les comptes des employés pour vérifier l'exactitude des données et la viabilité du système de dépôt direct. Une fois que l'entreprise vérifie les œuvres de dépôt direct, vous devriez être en mesure d'envoyer les informations de l'entreprise sur les salaires concernant les montants à déduire et quand au besoin. L'entreprise paie enverra fichiers ACH pour les banques impliquées dans les dépôts directs de sorte que les banques savent quand et pour qui ils sont autorisés à réaliser les opérations et ce que les montants des transactions sont.