Définition des réunions efficaces

Fonction

• Les cinq étapes de préparation et d'organisation de réunions efficaces, aussi connu comme les cinq P, sont les suivants: objectif, le plan, les participants, la participation et la perspective, notent David Whetten et Kim Cameron dans le livre "Développer les compétences de gestion." But indique clairement l'intention de la réunion. Plan est le cours de l'action au cours de la réunion. Les participants incluent des participants et des facilitateurs. La participation est nécessaire auprès des participants et les animateurs. La perspective est l'objectif de la réunion vise à atteindre et un résumé des accords qui résultent de la réunion.

Outils

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  Les jeux sont parmi les outils les plus efficaces utilisés pour organiser des réunions réussies. Rapide, peu coûteuse, adaptable, à faible risque et jeux participatifs sont recommandés. Brainstorming est un autre outil qui est utilisé pour recueillir des informations et d'expliquer un problème ou d'une situation. Autres outils pour des réunions efficaces comprennent des questionnaires, des sondages, des entrevues et des feuilles de calcul.

Caractéristiques

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  Des réunions efficaces sont imaginatifs, participative, novatrice et engageante. Ils commencent et se terminent à temps. Quelqu'un est affecté à garder une trace des minutes et l'ordre du jour. Pauses prévues se produisent à des moments déterminés. Des discussions animées et positives sont encouragées. Les participants sont autorisés à évaluer la réunion. Des réunions efficaces finissent sur une note amicale avec le facilitateur assurer l'harmonie existe entre les participants.

Fréquence et durée

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  Peter Honey écrit dans le livre "Améliorer vos compétences de personnes" que les réunions efficaces sont idéalement menées au maximum une fois par semaine, généralement pour les mêmes participants. Les réunions les plus réussies sont enroulées en une heure et généralement ne dépassent pas deux heures.

Importance

• Réunions mal gérées ont un impact négatif sur le moral des employés, ce qui rend certains deviennent sceptiques et pessimistes, tandis que d'autres deviennent apathiques et inattentif. Réunions inefficaces, note Barbara J. Streibel dans le livre «Guide du gestionnaire pour des réunions efficaces," les entreprises coûtent des milliards de dollars chaque année dans des occasions perdues et le temps perdu. Ils endommagent l'image d'une organisation, mettent en évidence sa gestion inefficace et réduisent la productivité. Des réunions efficaces conservent deux des ressources les plus précieuses de l'entreprise: le temps et le talent. Des réunions de collaboration efficaces et dynamiser les employés.