Même les meilleurs réunions peuvent se transformer en la pire des époques quand ils vont sur - et - sans but apparent. Phil Glosserman, un entraîneur national de l'entreprise pendant 13 ans, ne le sait que trop bien.

"Sans un programme solide, des réunions ont tendance à aller sur une longue période, descendez le point et d'obtenir très frustrant pour les gens», at-il dit.

eHow a parlé avec Glosserman propos de certaines façons de transformer de longues tergiversations, des réunions dans des séances d'information et de motivation en mouvement rapide. Il commence par un programme solide, que vous devez préparer bien avant qu'on arrive à la salle de réunion.

Logistique

Si vous allez avoir des réunions régulières, Glosserman vous propose de créer un modèle pour les ordres du jour.

"Il est très utile," at-il dit. "Vous pouvez l'utiliser pour vous assurer d'obtenir (à) les principaux points à chaque fois."

Le premier point, at-il dit, devrait être le moment et le lieu de la réunion. Si la réunion est en ligne ou à une conférence téléphonique, vous devez inclure les instructions ici. Le prochain point est la durée de la réunion.

«Vous devez laisser les gens savent combien de temps ils ont besoin pour réserver», a déclaré Glosserman.

La troisième chose est de lister tous invité ou attendu, et le point de savoir qui va diriger ou présents à la réunion. Suivez les instructions que RSVP simples.

Préparation

Un élément clé de la préparation de la réunion est de donner aux participants le temps de se préparer. Cela inclut les laisser savoir à l'avance ce qu'ils devraient savoir quand la réunion commence.

"Il peut y avoir certains matériaux les participants ont besoin de lire, tels que les rapports financiers ou e-mails", a déclaré Glosserman. "Cela va également réduire le temps perdu où les gens sont en train de rattraper sur l'information lors de la réunion."

Suivant sur votre ordre du jour devrait être une liste de sujets participants doivent être prêts à discuter.

"A ce stade, vous pouvez également ajouter une note invitant les autres à soumettre davantage de sujets qu'ils aimeraient ajouté à l'ordre du jour," Glosserman suggéré. "Donnez-leur un délai et une méthode pour présenter leur demande."

Glosserman dit que vous pouvez envoyer cette info à jusqu'à un mois à l'avance pour les réunions importantes ou importantes. Dans la plupart des cas, l'envoyer entre une semaine et trois jours avant la réunion. De cette façon, dit-il, il est pas si loin dans le futur qu'ils vont oublier.

Planification Tenace

L'efficacité de la réunion va monter si vous pouvez définir l'objectif et les résultats attendus à l'avance. Glosserman recommande de faire de ces objectifs une partie de votre programme de planification.

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"Demandez-vous ce que vous attendez de décider à la réunion," il a dit. "Comment voulez-vous aller de l'avant à la suite de la réunion qui est la clé -?. Ce que seront prises les décisions, ce qui sera déléguée, ce qui va aller de l'avant Faire le but de la réunion, un point important dans votre ordre du jour."

Restez topique

Vous aurez besoin de définir une liste de thèmes de la réunion. Glosserman dit il est essentiel d'inclure une heure de début pour chaque sujet et combien de temps vous avez l'intention de consacrer à elle.

"Cela aide vraiment à garder la réunion sur la bonne voie", at-il dit.

Glosserman encourage également nommer la principale personne responsable pour chaque thème ou un rapport.

"Vous pouvez également ajouter le 'temps de discussion libre» à la fin de la réunion si cela est pertinent, "at-il dit. "Il permet de garder les sujets en mouvement si vous pouvez dire aux gens leurs points supplémentaires peuvent être discutées à la fin."

Être Responsable

Si la réunion est productive, il va produire des idées ou des actions que quelqu'un va avoir à mettre en œuvre. Glosserman explique la répartition des responsabilités pour chaque tâche décidé à la réunion devrait faire partie de l'ordre du jour. Il faut souligner, qui est responsable de quoi, par ce temps, et des notes sur la façon dont ils vont rendre compte de leurs actions.

"Les personnes concernées auront besoin de savoir que le travail de la réunion a été suivie par le", a déclaré Glosserman.

Envelopper

La dernière partie de l'ordre du jour doit allouer une personne d'envoyer les notes ou les minutes de la réunion. Ces notes doivent aller à tous les participants et toutes les personnes indispensables à la discussion qui n'a pas pu assister.

"Vous voulez vous assurer les résultats de la réunion ne sont pas perdus", a déclaré Glosserman.

Pour conclure l'ordre du jour, laissez une note qui met en place la prochaine réunion.