Structure de fichier de projet de contrôle des documents

Identification

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  Le contrôle des documents mélange les disciplines de la science bibliothèque et l'administration de bureau. Cela se reflète dans la création des structures de fichiers de projet. Semblable à un catalogue, un système de contrôle des documents se composent de documents d'identification, l'attribution des numéros de contrôle et, dans les structures de projets plus détaillés, la classification et les niveaux de sécurité. Les entreprises utilisent souvent des systèmes d'imagerie qui créent automatiquement des structures de données, rendant ainsi plus efficace pour trouver et localiser des documents en utilisant la technologie informatique.

Taille

• La taille d'un système de projet de contrôle des documents peut varier. Par exemple, dans un grand système, le contrôle des documents peuvent être classés en différentes fonctions, telles que les services d'archives, les services de conservation des dossiers et des documents des services de conservation.

Effets

• Un plan stratégique de contrôle efficace des documents comprend des systèmes d'audit pour la classification et la manipulation des documents. Des procédures opérationnelles standard basées sur les fonctions de contrôle des documents peuvent être référencées pour la bonne conservation des documents et les systèmes qui soutiennent la gestion de documents.