La structure du système de gestion de documents

Le but d'un système de contrôle des documents est d'assurer que les documents utilisés par votre organisation sont efficaces et à jour. Ceci peut être réalisé en utilisant une simple liste de documents connus comme une liste de maître.

  1. Politique et procédure manuelle




  2. Aborder le contrôle des documents au sein de votre manuel des politiques et la procédure devrait être la première étape. En outre, votre organisation doit identifier un administrateur pour superviser le contrôle des documents en étant responsable de la liste maîtresse des documents.

  3. Maître Liste des documents

    • Créer une liste principale d'identifier les documents utilisés au sein de votre organisation de fonctionner efficacement. Exemples de documents comprennent des manuels de procédures, manuels de qualité, instructions de travail et les formes. L'utilisation d'un format de feuille de calcul, inclure le nom du document et la version. Si vous faites référence à une procédure obligatoire à partir d'une source externe, faisant référence à la norme sur la liste principale sera de faciliter la traçabilité.

    Processus de révision

    • Documents qui sont révisées doivent être notés sur la liste principale. Par exemple, les politiques et procédures d'assurance de la qualité, la version B. Vous pouvez créer votre propre système d'identification. Certaines organisations utilisent les dates de révision. Lorsqu'une procédure est révisé, vous devez également en revue les formulaires ou les instructions que vous référence dans la procédure.

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