La définition de la gestion des dossiers

Création de dossiers

• Création ou de la réception des dossiers est ce qui crée la demande pour la gestion des dossiers. Que ce soit une demande d'emploi, une facture ou un rapport de contrôle des stocks, une fois que le dossier a été créé, toutes les autres opérations ou des fonctions de gestion de ce dossier doivent être employées. Une fonction du processus de gestion des documents est de déterminer le débit de l'enregistrement une fois qu'il a été créé ou reçu. Qui doit afficher l'enregistrement? D'où vient le record aller après tout le monde a vu ou a agi sur le dossier (comme l'enregistrement d'un paiement sur le compte)? Qui est chargé de veiller à la sécurité du stockage de l'enregistrement? Toutes ces questions ont besoin de réponses bien communiqué.

Gestion des enregistrements

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  Le maintien de l'enregistrement consiste à développer des opérations pour stocker le dossier. Un certain nombre de considérations doivent être réalisés lors du stockage de dossiers, notamment en rendant l'enregistrement disponible pour la récupération par ceux qui ont besoin de faire référence à l'information ou avoir accès à la nature personnelle de l'enregistrement. L'autre côté de faire le compte rendu est disponible désignant qui ne peuvent pas avoir accès au dossier.
  Lorsque le dossier est sur son stockage, il est essentiel à la bonne gestion des dossiers d'avoir un système en place pour déterminer qui détient le record, où ils ont le record et quand ils ont l'intention de retourner le dossier. Assurer le bon rendement de l'enregistrement est également un élément important du système de gestion des dossiers.
  Entreposage sécuritaire des dossiers peut comprendre le stockage des copies numériques de chaque enregistrement en dehors des locaux dans un autre bureau ou dans un coffre-fort à la banque. Les dossiers doivent être stockés dans un endroit frais et sec pour éviter les dommages à des copies papier ou électroniques. Les procédés d'archivage font partie de la phase de maintien de la gestion des dossiers. Déterminer quand un enregistrement devient admissible à l'archivage fait partie de la gestion des dossiers. Sélection où les dossiers sont archivés et combien de temps les dossiers sont archivés font également partie de cette fonction. Certains documents tels que des documents historiques peuvent être conservés pour la vie et parfois au-delà de l'entreprise. Pour les villes, états, et des cantons, des documents historiques peuvent être stockés pour une période de temps indéfinie.

Élimination des records

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  L'élimination de dossiers dans le délai approprié est essentiel. Élimination de la plupart des dossiers devrait être complété par déchiquetage. Considérations pour l'élimination comprennent la détermination de la durée de l'enregistrement doit être stocké. Le délai de conservation des documents dépend de la nature du document. Certains stockage record est dictée par des règlements gouvernementaux tels que les dossiers fiscaux, dont certains par les banques pour la gestion des prêts et d'autres par des lignes directrices juridiques comme les documents de constitution.
  Il consiste également à déterminer comment les enregistrements sont éliminés, par exemple par broyage dans l'entreprise ou l'embauche d'une société extérieure pour déchiqueter et de développer un système de suivi de l'élimination peut aussi être utile. Annonce qui enregistre par catégorie où éliminés, comment ils ont été éliminés et où peut être bénéfique pour la gestion des dossiers à long terme. En outre, la mise en œuvre d'un mécanisme de signe-off pour les enregistrements élimination peut aider à assurer tout le monde qui a besoin de savoir ne sait avant que les résultats sont détruits.

Autres considérations pour la gestion des dossiers

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  Plusieurs autres options pour accueillir avec un système de gestion des dossiers de documenter et de communiquer les politiques et les procédures liées à toute la gestion des dossiers, l'élaboration et la mise en œuvre des mécanismes et procédures de contrôle pour toutes les phases de la gestion des dossiers et le maintien des systèmes de gestion de documents simple et facile à communiquer et facile à gérer.

Ressources pour la gestion des dossiers d'apprentissage

• Il ya des centaines de ressources disponibles pour apprendre la gestion efficace des documents. Les écoles techniques, les collèges et les universités, la formation en ligne, et des livres de référence abondent à la librairie ou un collège librairie locale qui peuvent aider à développer un système de gestion des dossiers efficace et respectueux de la loi. Aussi toujours vérifier avec les autorités locales, d'état et règlements fédéraux concernant les règles spécifiques pour la gestion des dossiers.