Politique d'assurance qualité pour la numérisation de documents

Numérisation et amélioration

• Travaillez avec votre département IT de comprendre les meilleurs réglages pour votre scanner et de décider de cibles des lignes directrices sur la qualité de l'image pour les documents entrants. Cela pourrait inclure le format de fichier, points minimum par pouce (DPI) et les paramètres de contraste préférés. Les réglages optimaux doivent trouver un équilibre entre la lisibilité et la taille du fichier.

Vérification Pour Lisibilité

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  L'Association pour l'information et la gestion de l'image (AIIM) recommande de vérifier un échantillon aléatoire pour une lisibilité si vous avez trop de scans entrants pour vérifier chacun d'eux individuellement. Cependant, toute analyse qui va remplacer un document papier doit être soigneusement vérifié.

Exigences de documentation

• Le PAQ devrait énumérer les métadonnées requises pour tout document numérisé. Cela pourrait inclure la date de numérisation, le document origine et du contenu, et même des mots-clés.

Formation des employés

• Le PAQ devrait inclure des procédures détaillées pour l'enseignement employés l'importance de la lisibilité et comprennent des didacticiels sur des scanners appartenant à l'entreprise et les logiciels associés.