A propos de la gestion des dossiers

Qu'est-ce que la gestion des dossiers?

• Les entreprises créent enregistrements ou de données, qui documentent beaucoup de choses --- le personnel, les processus, les procédures judiciaires, les finances, les tâches quotidiennes et l'information du client. La gestion de ces dossiers depuis leur création, le stockage et la destruction finale est le domaine de la gestion des dossiers. Gestion des dossiers nécessite la création d'un cadre à partir duquel créer et classer les dossiers. De ce cadre, la décision de stocker, d'archiver, de détruire ou de sécuriser les documents peut être faite. Les produits logiciels comme Records Manager d'IBM et le logiciel de gestion Accutrac dossiers d'Iron Mountain faire de la gestion des dossiers à haut volume plus facile.

Qui utilise la gestion des dossiers?

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  Toute entreprise ou individu devraient pratiquer un certain niveau de la gestion des dossiers. Les enregistrements sont la preuve de l'activité et les événements qui ont lieu sur une base quotidienne. Cela comprend les dossiers papier, enregistrements vocaux, les radiographies et les photographies ainsi que les documents électroniques (email, formulaires de commande, avis d'expédition). Médecins, les prêteurs et les archives de l'utilisation de l'entreprise de câble locales à établir l'histoire d'un patient ou d'un client.

Intégrer la gestion des dossiers

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  les systèmes de gestion de disques commencent quand un document est créé. Spécifications pour la façon dont chaque document doit être traité devrait comprendre où il réside et qui a accès à elle alors qu'elle est en cours d'utilisation, à quel moment le document doit devenir un dossier et comment il devrait alors être recueillis, classés et conservés. Le stockage doit être fixé et ne soit accessible par le biais d'un processus convenu. Organisation internationale de normalisation (ISO) a créé une norme pour la gestion des enregistrements ISO 15489. --- Cette norme est disponible pour achat en ligne.

Utilisation de la gestion des dossiers

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  systèmes de gestion d'enregistrement incorporent des moyens de mise en conformité de suivi et donc une aide dans les entreprises répondant aux exigences réglementaires, juridiques et commerciales. les gestionnaires de disques et les responsables de la conformité travaillent main dans la main pour faire en sorte que les dossiers sont sûrs et manipulé correctement. L'Internal Revenue Service (IRS), sécurité et administration de la santé au travail (OSHA) et les tribunaux de faillite exigent tous les dossiers pour prouver certains événements et le stockage de ces documents pour des périodes désignées. Les organismes fédéraux et les employés ont convenu de certains documents et les responsabilités de documents qui sont décrites par l'intermédiaire de l'Agence nationale des archives.

Les Meilleures Pratiques

• L'Association des gestionnaires des documents et des administrateurs international (ARMA International) est une organisation professionnelle à but non lucratif qui fournit des informations sur la création de systèmes de gestion des dossiers, élabore des normes et des recommandations sur les meilleures pratiques et suit la législation importante pour les professionnels de la gestion des dossiers.
  Normes étant écrites comprennent des documents et gestion de l'information pour les professionnels de la technologie, le site de gestion des dossiers et d'une révision du programme Vital Records: identification, la gestion et la récupération des documents commerciaux critiques. La révision Vital Programme d'enregistrement est notamment un regard sur l'impact de l'ouragan Katrina sur les registres d'état civil.