Papier à base vs computer base

Documents

• L'ordinateur a apporté une grande facilité et de souplesse pour la création et l'édition de documents. Contrairement à une machine à écrire, les programmes de traitement de texte informatisé offrent un choix presque illimité de styles, des polices et des formats de documents. Les fautes de frappe peuvent être facilement corrigées à l'écran sans avoir besoin de fluide de correction ou de la bande de correction. Des blocs entiers de texte peuvent être facilement copiées d'un document à un autre sans avoir besoin de tout retaper. Photos et autres graphiques peuvent être inclus dans le document avec très peu d'effort.

Partage

• 
  
  
  
  

  Partage de documents avec un système informatisé est simple. Il n'y a pas besoin de faire des copies physiques du document, puis la poste ou par fax aux destinataires. Un document sur fichier dans un système informatisé peut être partagé avec quelqu'un d'autre qui a accès à ce système tout simplement en les faisant afficher le document sur leur écran d'ordinateur propre. Les documents peuvent être partagés extérieur de l'entreprise en fixant simplement le document à un courriel envoyé au destinataire.

Dépôt

• 
  
  
  

  Le but de dépôt est non seulement de stocker des documents, mais de faire aussi facilement accessibles. L'ordinateur excelle dans ce d'une manière que l'armoire de classement simple n'a jamais pu. Les documents déposés dans un système informatisé sont automatiquement indexés par le système de contrôle des fichiers de l'ordinateur. Ces indices sont automatiquement mis à jour et maintenus par le système, peu importe combien de fois le document peut être déplacé ou modifié. Les documents peuvent même être situés en ayant la recherche informatique grand nombre de documents pour des mots ou des phrases spécifiques. En outre, des systèmes de classement informatisés peuvent stocker un grand nombre de documents dans une minuscule fraction de l'espace requis par les classeurs physiques.

Fonctionnalité

• 
  
  

  Loin d'être simplement une représentation électronique d'un document papier statique, un document électronique peut devenir une entité véritablement interactive. Une version électronique d'un formulaire à remplir, par exemple, peut permettre l'entrée des données directement dans le document en temps réel avec contrôle d'erreur et de vérification. Les calculs et les fonctionnalités peuvent être construits directement dans le document. Par exemple, un client existant peut être inscrit sur un document électronique en ayant le document, utilisez le fichier de base de données clients de l'ordinateur pour permettre à l'utilisateur de sélectionner simplement le nom du client à partir d'une liste de tous les clients dans le fichier. La logique intégré dans le document sera ensuite transférer automatiquement les informations du client dans le document, notamment les adresses, les numéros de comptabilité clients, ou d'autres données souhaitées.

Sécurité

• La sécurité physique des dossiers d'une entreprise est d'une importance capitale. Les fichiers doivent être protégés contre les dommages physiques ou la destruction. L'accès aux fichiers par le personnel non autorisé doit également être évitée. Un système de classement informatisé simplifie ces tâches. Des copies de fichiers informatisés peuvent être facilement créés et stockés dans divers endroits, à la fois dans de multiples plates-formes informatiques au sein du réseau ou sur un support amovible de données pour le stockage hors site physique. Les fichiers dans le système informatique peuvent également être chiffrées pour les rendre illisibles par ceux sans permission autorisé à afficher les fichiers.