Politiques et procédures de qualité

But

• Lors de la construction des politiques et des procédures, fournir au lecteur avec le but de la procédure. Cette partie va répondre à la question «pourquoi». Par exemple, une politique de service à la clientèle peut être pour répondre au téléphone, «Merci d'avoir appelé la société ABC. Ceci est Joseph- comment puis-je vous aider?" Le but de la politique est de laisser le client savoir la société qu'il appelle, à qui il parle et qu'il a l'attention du représentant.

Politique / Procédure

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  Documenter la politique / procédure actuelle. Dans ce document, inclure des actions étape par étape que l'employé est à effectuer. Si l'employé est d'utiliser l'ordinateur, inclure des captures d'écran, de sorte que l'employé est conscient de ce qu'il doit voir. En utilisant l'exemple de service à la clientèle, si le représentant doit documenter l'appel téléphonique, les captures d'écran doivent comprendre comment accéder le compte du client. Ecrire la politique / procédure du point de vue de quelqu'un qui est un nouvel employé d'effectuer la procédure pour la première fois.

  Si il ya des exceptions à la politique, documenter ces exceptions et comment répondre à l'exception.

Personnes touchées

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  Un segment de chaque politique et procédure devrait inclure les personnes et les ministères chargés de l'exécuter. Documenter aussi comment la non-conformité affecte d'autres secteurs de l'entreprise. Y compris les éléments d'information informe tout le monde où les responsabilités. Les nouveaux employés seront heureux de savoir les limites et aussi quel ministère à contacter si une assistance supplémentaire est nécessaire.

Définitions

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  Les entreprises sont connus pour utiliser des termes familiers à ceux internes à l'entreprise, qui est connu comme le jargon. Pour jargon qui peuvent apparaître dans les politiques et procédures, définir les mots en utilisant des termes simples et de donner un exemple. Acronymes qui peuvent être inconnus devraient être précisées dans son intégralité et définis en utilisant des termes de tous les jours.

Historique Des Révisions

• Gardez une trace des dernières révisions à la politique et à documenter. Cela garantit que tout le monde effectue la procédure la plus courante. Pour le contrôle de version et pour éviter les reprises, créer une procédure pour les mises à jour de la politique.