Prendre les présences. Minutes commencent souvent avec la date, l'heure, le nom de l'organisation et de son président et une liste des personnes présentes à la réunion avec leurs titres (le cas échéant).
Suivez la réunion, pas son ordre du jour. Comme la réunion se déroule son important d'enregistrer ce qui se passe réellement et qui est dit, pas ce qui est sur l'ordre du jour. Si quelqu'un parle trop longtemps ou soulève un sujet impromptue, notez ce qu'elle dit et quand.
Décider sur un format. Lors des audiences juridiques, minutes sont souvent enregistrées en copiant mot pour mot ce que les haut-parleurs sont disant. Cela pourrait ne pas être pratique pour votre organisation - transcrire à ce rythme exige souvent des compétences et des équipements spéciaux. Donc paraphraser et résumer si nécessaire.
Rester simple. Si vous paraphraser, ne pas se perdre dans les détails. Une seule phrase qui décrit ce qui est dit ou décidé est souvent suffisante.
Obtenez les procès-verbaux approuvés. Minutes sont pas finalisés jusqu'à ce qu'ils aient été approuvées et soumises par le président de la réunion ou le secrétaire.