Tapez le nom de votre organisation, suivi par "Assemblée Générale Annuelle Minutes». Ensuite, tapez la date complète et l'heure de la réunion a commencé, et le lieu de la réunion. L'emplacement devra inclure le nom de la salle de conférence et la salle où la réunion se tient.
Ecrire le préambule. Utilisez le chiffre romain «je» suivi du Préambule terme d'introduire les participants. Inscrivez tous les membres présents à la réunion, à commencer par le président. Puis la liste le vice-président, trésorier, secrétaire et membres de la direction actuelle. Soit les noms complets ou prénoms et initiales derniers peuvent être utilisés pour cette section.
Liste des observateurs et des excuses. Si il ya des participants à la réunion présentes qui ne sont pas des dirigeants ou des membres du comité, ils peuvent être répertoriés en tant qu'observateur ou des excuses. Si personne ne tombe dans aucune catégorie, la mention «Néant» pour chacun.
Introduire les minutes de la réunion précédente. Utilisez le chiffre romain "II" suivie MINUTES DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE pour cette section. Indiquer toutes les motions qui ont été déplacés, appuyée et adoptée à l'avant à la présente réunion.
Présenter les rapports de la réunion. Commencez cette section en utilisant le chiffre romain "III" suivi par des rapports. Dressez la liste des rapports individuellement comme éléments de l'annexe.
Enregistrez le processus électoral. Utilisez le chiffre «IV» romaine pour indiquer des élections pour les directeurs du scrutin, le président, le vice-président, secrétaire, trésorier et tous les autres élus. Pour chaque candidat, vous devrez inclure: la personne nominated- qui ils ont été nommés sous-détaché qui l'nomination- et si le candidat a refusé ou accepté la nomination. Le dirigeant élu sera alors indiqué comme tel dans les minutes.
Enregistrez les élections de fonctionnaires publics. Si vous faites le choix pfficers publics, vous devrez indiquer le nom du candidat, et les individus qui proposé et appuyé l'officier.
Dressez la liste des motions adoptées ou présentées à la réunion. Une motion est un vote pour ou contre une certaine politique ou une décision, et peut être présenté au cours de la réunion. Inscrivez quelconque de ces discussions dans les minutes, et d'indiquer si la motion a été adoptée ou rejetée.
Record "Autres questions" articles. Sous la rubrique «V», la liste chiffre romain et résumer des discussions ou des événements qui ont eu lieu lors de la réunion en dehors des élections et des introductions. Une liste à puces ou les 2 à 3 phrases sur chaque élément est généralement suffisant pour l'examen à la prochaine réunion.
Inscrivez informations appendice et données financières. La dernière section du procès-verbal de l'AGA ont besoin à la liste des annexes citées plus haut dans les minutes, et se terminer par un résumé des données financières fournies par le trésorier.