Une matrice de distribution de documents vous donne une référence visuelle pour déterminer la façon de communiquer avec un large éventail de personnes. Ces matrices sont utiles dans les affaires, l'école et toute autre organisation qui communique à travers des documents imprimés ou informatisés. Outils de tableur informatique, tels que Excel, Numbers, 1-2-3 ou Calc, sont les meilleurs outils pour créer une matrice de distribution des documents, mais vous pouvez utiliser un logiciel qui vous permet de créer des tableaux. Si votre organisation est de petite taille, vous pourriez être en mesure de tirer votre matrice à la main.
Lancer un nouveau classeur dans votre tableur ou mettre en place une nouvelle table dans un programme de traitement de texte. Les tableurs peuvent gérer plus de données que les tables, afin de choisir ce format si vous avez la possibilité.
Inscrivez chaque type de document que vous utilisez pour votre organisation dans la rangée du haut de votre feuille de calcul, à partir de la deuxième colonne. Les types de documents pour une matrice générale pourraient inclure des calendriers, des procès-verbaux, des rapports de revenus et des bulletins spéciaux. Si votre matrice est pour un projet spécifique, la liste des documents individuels liés au projet plutôt que de catégories de documents. Par exemple, une matrice de document de projet de construction pourrait établir une liste des éléments tels que les schémas électriques, des dessins d'architecture, les élévations et les copies des permis spécifiques.
Inscrivez tous les membres de votre entreprise ou de l'organisation en bas de la première colonne sur le côté gauche de votre feuille de calcul, à partir de la deuxième rangée. Cassez les gens dans des catégories, le cas échéant. Par exemple, dans une matrice de petites entreprises, les catégories pourraient être «gestion», avec tout le personnel de gestion énumérés par ordre alphabétique ci-dessous la catégorie rubrique, "Employés" avec ceux qui sont énumérés par ordre alphabétique ci-dessous, «clients» avec ceux qui sont énumérés par ordre alphabétique et «Marketing» avec tous vos contacts de marketing externes répertoriés.
Vérifiez votre tête ligne et colonne pour assurer les deux listes sont complètes. Si elle rend la visualisation de la matrice plus facile, ajouter de l'ombrage à la catégorie de membre rangées de sorte que vous avez une pause entre les types de personnes qui reçoivent votre documentation.
Travailler en bas de votre première colonne du document, qui sera la colonne B dans la plupart des tableurs, et placer un "e" dans la cellule à côté du nom de toute personne qui doit recevoir ce document par voie électronique. Placez un "p" dans la cellule à côté de toute personne qui doit recevoir une copie papier de ce document. Si une personne ne devrait pas recevoir ce document, quitter la cellule à côté de son nom en blanc. Si vos besoins sont plus complexes, de modifier la notation en fonction de votre organisation. Par exemple, vous pouvez taper "2 copies papier» ou «P-2» pour indiquer plusieurs copies. Tant que tout le monde dans votre organisation comprend la notation, utiliser une méthode qui fonctionne pour vous.
Répétez le processus pour chaque colonne, travaillant dans la liste pour marquer papier et électronique. Ceci termine votre matrice de distribution de documents.
Créer des liens hypertexte à partir de votre matrice de distribution de documents feuille de calcul dans votre base de données d'informations de contact si possible. Cela vous permettra de vous cliquez sur un nom dans votre matrice pour ouvrir les informations de contact de cette personne de sorte que vous pouvez facilement envoyer des copies papier ou électroniques. Cochez la case "Aide" le dossier de votre tableur pour apprendre comment faire cela.