Pourquoi est importante documentation à la comptabilisation des systèmes d'information?

Décisions

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  Documentation d'un système comptable doit présenter décisions comme un système est mis en œuvre. De nombreux systèmes permettent de beaucoup de souplesse et, avec la flexibilité, venez décisions. Par exemple, la documentation serait montrer qui a décidé combien de chiffres un compte devrait avoir, et les raisons pour lesquelles cette décision a été prise. Ceci est très important quand une entreprise subit des changements majeurs et une nouvelle direction veut comprendre les décisions prises par des personnes plus là. Peut-être que ces décisions ont été Wiseman peut-être pas. Mais au moins, il ya de la documentation des décisions prises pour l'entreprise.

Changements

• Quand un système a besoin d'être mis à jour avec une nouvelle version ou un nouveau module, ayant documentation appropriée peut aider à rendre ce processus aller plus vite. Ceci est crucial si un programme de comptabilité a été conçu spécifiquement pour une entreprise. Tous les détails techniques sont très importants lorsque l'on considère la compatibilité avec d'autres logiciels et tous les changements nécessaires au programme. Par exemple, vous devrez peut-être un module de capital fixe et vous voulez que le module de transférer des informations à la documentation générale de ledger.The devrait vous donner des indices quant à savoir si vous pouvez le faire, et si oui, qu'est-ce qui doit être fait. Habituellement, la technologie de l'information (IT) les gens utilisent la documentation pour l'information technique.

Format

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  Une bonne documentation pour les systèmes comptables sont généralement une combinaison de diagrammes et du texte. Plusieurs fois, un schéma de données montre comment un système a été développé et mis en œuvre mieux que du texte. Ceux-ci peuvent être un peu compliqué à comprendre, alors assurez-vous que votre documentation a une légende de sorte que vous pouvez suivre les concepts.

  
  
  

  Autres formats pour la documentation sont sous la forme de questionnaires, où des questions spécifiques sont posées et les réponses sont documentées. Basé sur les réponses, des rapports et d'autres questions relatives au système de comptabilité sont résolus. Plusieurs fois, la documentation a deux organigrammes et des questionnaires.

Considérations

• Beaucoup d'entreprises de documenter comment et pourquoi un certain système de comptabilité a été sélectionné à la place des autres. Cela peut donner aux utilisateurs une très bonne idée de ce que la pensée était alors, même si aucun des décideurs sont autour pour questions.Since une mise en œuvre du système peut être coûteux, minutes de réunions sont généralement disponibles pour documenter le processus de décision. Peut-être une formation gratuite a été offert par un fournisseur qui était plus attrayante que l'autre. Donc, avant même la mise en œuvre d'un système est en cours, la documentation devrait être disponible aussi bien.