Comment planifier une convention

Réglez votre plan tactique

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  Une fois que vous connaissez vos objectifs stratégiques, définir vos objectifs tactiques pour les atteindre. Ceux-ci peuvent inclure le choix des séminaires et des haut-parleurs pour attirer les types de participants spécifiques, ayant une foire commerciale productrices de recettes, l'ajout d'activités de l'époux d'augmenter la fréquentation, l'organisation des fonctions sociales telles que le tournoi de golf ou une croisière fluviale, en ayant un banquet de remise des prix ou de mener un vote annuel des l'adhésion. Votre plan de marketing devrait inclure la publicité, relations publiques, des stratégies de promotion et de médias sociaux pour promouvoir la convention.

Planifiez le budget

• Déterminer les objectifs financiers de l'organisation pour la convention, et revoir vos chiffres. Vous pourriez être limité à un budget spécifique si la convention est une dépense. L'organisation pourrait avoir un objectif de profit, ou vous pourriez être autorisé à dépenser en fonction de votre revenu attendu. Créer des projections basées sur les recettes d'enregistrement et de parrainage optimistes et conservatrices.

Décrivez votre agenda

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  Ensuite, planifier votre programme de l'événement. Choisissez votre date, le lieu et les activités. De nombreuses conventions ont un thème qui explique l'objectif global de l'événement et contribue à attirer des participants. Vous pourriez avoir besoin de solliciter des commentaires sur les dates et les lieux potentiels de votre conseil d'administration ou les participants et effectuer des visites à plusieurs sites avant de choisir un. Examiner les informations sur les conventions précédentes pour en apprendre davantage sur les lieux, l'assiduité, la performance financière et les participants et parrainer la rétroaction. Créer un calendrier qui commence par participant check-in et décrit l'horaire de chaque jour.

Besoins logistiques de recherche

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  Commencez lieux de contact, haut-parleurs, des traiteurs, des options de divertissement, les entreprises audiovisuelles, les imprimantes et les compagnies de voyage. Déterminer comment gérer la commercialisation, les inscriptions, les commandites, les badges, check-ins, des stands d'exposition, sacs-cadeaux, des livres de programme et pages web. Envoyer des demandes de propositions pour les fournisseurs externes tels que les clubs de vacances, les traiteurs, les terrains de golf et les agences de voyage. Mettez-les ensemble votre liste et les coûts du fournisseur désiré.

Rédiger une proposition

• Préparer un document qui montre votre conseil d'administration ou d'une convention associent votre plan pour la convention. Inclure votre compréhension des objectifs de l'organisation et comment vous envisagez d'atteindre ces objectifs. Fournir un ordre du jour de l'événement avec un programme quotidien détaillé. Présenter un budget complet. Expliquez pourquoi vous avez choisi le thème, le lieu, thèmes du séminaire, les conférenciers et les activités sociales. Justifiez vos projections fréquentation, les dépenses et les recettes en fonction de votre recherche.