Comprendre le lecteur ou le public cible. Un mémo au personnel d'entretien est susceptible d'être différent dans le ton d'une note de service au conseil d'administration. Bien que toujours professionnel dans la nature, certains mémos doivent être plus formelle dans la parole. D'autres facteurs, tels que l'âge, le sexe, l'état matrimonial et le niveau d'éducation, peuvent également jouer un rôle dans la rédaction d'un mémo persuasive.
Décrivez succinctement, mais en détail, ce que vous voulez que le lecteur à faire. Il devrait toujours y avoir un but à tout mémo persuasive envoyé, quelque chose de l'écrivain veut accomplir.
Dressez la liste des avantages de l'action. Amener les gens à d'accord avec ce que vous proposez et de faire comme vous avez demandé est le but ultime d'une note persuasive. Mais pour convaincre les gens que ce que vous proposez est une bonne idée, vous devez donner aux lecteurs des raisons pourquoi ils devraient se conformer. Dites aux gens ce qu'ils vont gagner et de donner les principaux avantages de faire ce que vous demandez.
Dressez un plan informel qui est le lecteur, ce que vous voulez qu'il fasse et pourquoi il devrait le faire. Commencez à écrire en utilisant vos notes. Rappelez-vous que les mémos sont courtes et concentrées. Après le premier projet, le mettre de côté et y revenir dans quelques heures. Relisez la note et faire des changements, selon vous, améliorer.
Obtenir la rétroaction des autres. Une fois que vous écrivez le mémo, demander à quelques personnes de le lire avant de l'envoyer. Demandez si ils sont persuadés d'agir et si non, pourquoi. Écouter toutes les suggestions et essayer d'intégrer des idées utiles dans le mémo. Une note de persuasion prend habituellement quelques gorgées avant qu'il ne soit assez bon pour être distribué.
Vérifiez les erreurs de grammaire et d'orthographe. Bien que l'idée derrière le mémo est important, petites choses comptent ainsi. Une note de service sera plus convaincante si elle est bien écrit et sans erreurs grammaticales et typographiques. Les gens d'affaires ont des attentes élevées. Si la note est convaincante, mais elle comporte des erreurs notables, ces erreurs seront réduire l'impact et l'efficacité de la note de service.