Exécutez votre application de traitement de texte et chercher les options de mise en page. Spécifiez une marge d'un pouce sur la droite, en haut et en bas de la feuille. Utiliser une marge de 1,5 pouces sur le côté gauche.
Mettez les éléments de base suivants dans le coin supérieur gauche de la note:
Pour: (principaux bénéficiaires)
De: (votre nom)
cc: (ceux qui reçoivent la note)
Date: (date mémo a été distribué)
Sujet: (le sujet de la note)
Soit majuscule la première lettre ou toutes les lettres de chaque identificateur d'élément, et de mettre une ligne vide entre chaque élément. Vous pouvez échanger l'ordre des "Pour" et "From" identificateurs. Clarifier le contenu de vos communications en utilisant des détails dans le sujet. Par exemple, ne pas simplement dire «Nouvelle embauche», mais «Bienvenue Mary Roberts, notre nouveau directeur des communications."
Indiquer le sujet de votre mémo dans le premier paragraphe. Utilisez des phrases claires et concises qui sont faciles à lire. Si vous souhaitez que le destinataire de prendre des mesures à la suite de la note de service, indiquer dans le premier paragraphe. Bien que les mémos sont des communications moins formelles, vous devez utiliser entreprise style d'écriture et les mots.
Mettez informations moins importantes dans les deuxième et ultérieures paragraphes, et passez une ligne entre les paragraphes. Pour assurer que les points importants sont vus, à sortir des éléments dans des listes à puces chaque fois que possible. Gardez la longueur de votre mémo à un ou, au plus, deux pages.
Utilisez des titres et des sections spécifiques requises par votre entreprise. Par exemple, de nombreuses entreprises d'ingénierie exigent certaines rubriques. En général,
«But» décrit la raison pour le mémo.
«Sommaire» résume le contenu.
"Contexte / Discussion" décrit comment vous avez atteint vos conclusions. Cette forme typiquement la majeure partie de ces mémos.
"Conclusion / Action" répond à toutes les questions soulevées par le But, ou appelle le lecteur à l'action.
Indiquer votre approbation de la note soit par l'écriture manuscrite vos initiales à côté de votre nom dans le champ "From:" ligne, ou par la signature au bas de la note de service.