Identifier le but de la note que vous voulez écrire. Essayez de résumer en une courte phrase. Exemples: Orientation pour New Salariés nouvelles procédures de traitement Voyage Claims- vacances Potluck. Cette phrase constitue la ligne "Objet" en haut de votre mémo directement en dessous des destinataires.
Identifier les individus que la note va aller. Si elle est seulement à quelques personnes, la note sera eux chaque identifier par leur nom, le titre et département. Si, toutefois, il va à un grand groupe, ils seront identifiés par un titre collectif. Exemples: Toutes les Salariés de la Division 4 Managers- bureau du personnel de soutien. Cette information sera placé dans la ligne «À» de la note.
Identifiez-vous et votre titre dans la ligne «De». Même si tout le monde vous connaît comme «Bob», vous devez vous identifier à la fois par votre prénom et votre nom.
Suivez la «règle de 3" dans la construction de contentement de votre mémo spécifiquement, dites à vos lecteurs ce que vous allez leur dire, leur dire ce qu'il est, et finir par répéter ce que vous venez de leur dire. Par exemple, peut-être votre mémo est sur le rappelant à vos employés que les distractions de la saison de vacances en font un temps populaire pour les voleurs de voler des articles comme sacs à main et des objets personnels laissés à la vue. Le premier paragraphe serait de les informer de la nécessité d'être prudent. Le deuxième alinéa livrerait des conseils sur le verrouillage des portes et un bureau et être plus conscients de visiteurs. Le troisième alinéa serait de recommander des mesures à prendre si elles observent un comportement suspect ou sont la victime d'un vol de bureau.
Utilisez des puces pour les mémos qui fournissent contenu procédural ou tout type de liste de contrôle. Ceux-ci sont beaucoup plus facile à suivre et à comprendre que les intégrant dans un paragraphe narratif.
Respectez la règle des marges de 1 pouce sur les côtés gauche et droit et le bas de la page. Le haut de votre page est probablement une certaine forme de tête ou un modèle qui va baisser votre marge de haut en bas plusieurs pouces. Si vous ne disposez pas d'en-tête, vous pouvez créer un document agréable à regarder vous-même en centrant le mot "MEMO" en gras 2 ou 3 pouces vers le bas à partir du haut de la page. Le "To:", "From:" et "Subject:" sera tapé à la marge de gauche. Le corps de la note de service est simple interligne.
Utilisez un 12 pt. police qui sera facile pour vos destinataires à lire. Times New Roman et Courier sont normalisation Bookman et Palatino sont acceptables aussi bien.
Relisez votre contenu à fond avant de l'imprimer.
Photocopie autant de copies que vous avez besoin et de les distribuer aux bénéficiaires.