Comment écrire minutes annuels pour un corp s

Rester Simple

• Garder minutes de la réunion est une obligation légale, mais il est également utile. Minutes prouvent que vous avez rencontré les exigences pour une réunion juridique et fournir un relevé de décisions, votes et des mesures prises. Vous ne devez pas inclure dans les moindres détails: ce qui compte est le résultat d'un vote, pas tous les points du débat. Vous ne devez obtenir tous les faits. Une fois que les minutes sont tapés, tout le monde qui était présent devrait être invité à signer sur leur exactitude. Cela protège la société si quelqu'un conteste une décision plus tard. Gardez le langage clair et formel, de sorte qu'il n'y a pas de question de savoir comment interpréter les minutes.

Notification

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  Une société S, même une entreprise d'une seule personne, doit avoir des règlements. Les statuts fixer la date de l'assemblée annuelle des actionnaires, mais vous avez encore à aviser les actionnaires à l'avance. La notification comprend la date, l'heure et le lieu, et une liste de toutes les actions que vous voulez prendre et des candidats pour les postes du conseil d'administration. Lorsque vous déposez les minutes, inclure une copie de l'avis de notification. Si quelqu'un a été notifiée fin, lui demander de signer une renonciation de la notification. Fixez que les minutes, aussi.

Prenant Participation

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  Vos minutes devraient énumérer tous ceux qui ont assisté à la réunion - tous les actionnaires et les administrateurs. Si vos statuts fixent un quorum - un nombre minimum de participants - la liste montre que vous avez rencontré le quorum afin que les votes ont été prises juridiquement contraignantes. Si les statuts ne fixent pas le quorum, les règles de l'État coup de pied dans les règles peuvent être tout ce que vous avez une majorité des actionnaires présents et votants, ou une partie de jeu. - Un tiers d'entre eux dans le Delaware, par exemple - ou de votre Etat ne peut pas fixer un minimum. Si vous êtes le seul propriétaire, 100 pour cent des actionnaires sont toujours présents.

Mesures prises

• Une réunion annuelle typique comprend un rapport sur les finances des entreprises et un vote pour le conseil d'administration. Les minutes devraient inclure la liste des candidats, et les votes de chaque candidat reçu. Si la société S veut décisions des actionnaires sur d'autres questions, les minutes devraient indiquer la question et de les dénombrer les votes. Toutes les minutes annuels devraient être stockées dans un fichier ou un "livre des minutes" de sorte que vous avez les références disponibles si quelqu'un soulève des questions sur la façon dont les réunions ont été organisées.