Procédures de politique créditeurs du compte

Importance

• Fraude, détournement de fonds et des erreurs dans le traitement peuvent dévaster une entreprise. Il est essentiel de mettre en œuvre des procédures de contrôle pour atténuer ces risques. Certains contrôles communs et efficaces comprennent: séparation des tâches afin d'atténuer le risque de fonctions d'achat formelles embezzlement- et des lignes directrices pour atténuer le risque de détournement de fonds, de fausses factures et les seuils deuxième montant signataire du dollar errors- pour atténuer le risque de détournement de fonds et errors- et systématique la validation de numéro de facture pour atténuer le risque d'erreurs de paiement en double.

Les vendeurs

• Les créanciers sont ajoutés à la base de données de l'entreprise en tant que vendeurs. Cette tâche est généralement attribué à un commis aux comptes payables ou le greffier de la finance qui ne disposent pas de la capacité de générer des paiements.

  
  
  
  
  

  Pour assurer que les paiements sont générés en temps opportun, les vendeurs sont encouragés à travailler avec l'équipe des comptes payables pour aborder les questions de facturation. Contacter les agents d'achat ou le département de commande va ajouter des retards à la localisation ou de résoudre les factures payées ou partiellement payées.

Fonction

• Les fournisseurs sont priés d'envoyer des factures directement au service des comptes fournisseurs. La facture est horodatée et l'horloge de traitement commence. Si un ordre d'achat a été généré pour acquérir des biens ou des services, la facture est adapté à la commande d'achat et la preuve de réception. Mary S. Schaeffer discute ce processus "de trois match de façon" dans le livre "Créditeurs: un guide à l'exécution d'un service efficace."

  
  
  
  

  Si l'achat a été effectué sans un ordre d'achat, il doit respecter les lignes directrices établies de la société. Si les lignes directrices sont remplies, la facture est transmise au service de commande pour approbation et le codage approprié.

Procédures de décaissement

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  L'comptes créditeurs analyste est autorisé à générer des paiements. L'analyste travaille avec diligence pour traiter les factures en temps opportun pour assurer qu'ils soient payés promptement et réductions sont prises lorsque cela est possible. Ces deux objectifs se traduisent par des moyens de contrôler les frais généraux. Ceci est particulièrement important lorsque les organismes gouvernementaux sont pénalisés pour les retards de paiement.

  Les paiements électroniques sont un autre outil de réduction des coûts. Cela réduit le coût des chèques papier et minimise fraude ou de détournement chèque. Si il est nécessaire d'émettre un paiement ou le déclin de paiement partiel, les comptes documents d'analystes créditeurs et explique les circonstances.

L'audit interne

• L'comptes créditeurs analyste assure que les paiements sont versés conformément à la politique de l'entreprise. L'équipe d'audit interne de la société examinera sélectivement les résultats du travail de l'analyste en demandant la documentation pour un groupe restreint de factures. Le vérificateur examine la documentation pour assurer que les procédures de contrôle étaient en place et suivies correctement. Procédures de contrôle insuffisant entraînent des pertes inattendues. Le temps supplémentaire et le coût sont tenus de récupérer ces pertes.