Commencez par créer un environnement de travail qui définit et renforce les comportements anti-fraude. Propriétaires et les cadres supérieurs ouvrent la voie en communiquant clairement que la société est engagée à toujours faire la bonne chose avec les employés, les clients et les fournisseurs, même si cela signifie un coût plus élevé pour la société. Si les dirigeants couper les coins ronds ou l'ombre de la vérité, il n'y a aucune raison de croire ceux qui suivent vont se comporter différemment.
Établir des politiques écrites claires pour toutes les procédures et les processus. Inclure un code de déontologie qui précise comment la société définit la fraude et de la gestion des actions aura quand il est découvert. Assurez-vous que tous les employés ont une copie des politiques afin que personne ne peut prétendre ignorer plus tard. Ensuite, appliquer les politiques de manière équitable et cohérente.
Faire un fond vérifier une partie de la routine du processus d'embauche pour tous les employés. Vérifiez vendeurs # x2019- relations avec d'autres entreprises avant de les approuver. Demandez des références et vérifiez-les.
Mettre en place un système de contrôles internes. Séparer les tâches telles que faire des dépôts et de concilier les relevés bancaires, l'approbation et le paiement des factures, l'autorisation et la signature des chèques, la tenue de registres de paie et des chèques de paie, et recevoir des paiements et de les afficher aux comptes débiteurs. Dans les petites entreprises avec quelques employés, le propriétaire peut avoir à effectuer certaines de ces tâches lui-même. Surveiller les contrôles et leur efficacité régulièrement et ont un CPA en dehors réviser chaque année. Faire régulièrement des contrôles inopinés.
Augmenter la perception de détection. Le moyen le plus efficace pour prévenir la fraude est de rendre clair que ce ne sera pas passer inaperçue. De former les employés de la Croix pour couvrir les vacances et la maladie, et de faire tous les contrôles internes visible. Appliquer vacances. Quand les gens savent que quelqu'un surveille ou sera un suivi de leur travail, ils sont plus susceptibles de suivre les politiques de manière cohérente et moins susceptibles d'essayer de les contourner.
Garde la garde physique de comptes bancaires, petite caisse, des titres négociables et des chèques en blanc. Faites l'inventaire régulièrement et vérification ponctuelle au hasard.
Envisager de créer des programmes pour aider les employés sous des pressions extérieures. Si les employés savent qu'ils peuvent obtenir de l'aide à des problèmes comme la toxicomanie, les problèmes conjugaux et financiers, ils sont moins susceptibles de chercher des façons de voler de la société pour résoudre leurs problèmes.