Exemples de contrôles internes

Vérifiez Co-signataires et signataires autorisés

• Un des contrôles internes les plus courantes pour les petites entreprises est l'exigence que les chèques soient co-signé. Cela permet d'éviter une personne d'écrire un chèque pour lui-même ou l'approbation d'un paiement inapproprié. Si votre entreprise écrit de nombreux chèques chaque mois, vous pourriez en place une politique qui ne nécessite que deux signatures sur les chèques qui sont plus d'un certain montant en dollars, tels que 500 $. Assurez-vous que vous avez une carte de signature à votre banque avec les signatures des signataires autorisés. Cela permet à la banque pour vérifier les signatures avant de payer un chèque.

Rapprochements bancaires

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  Beaucoup d'entreprises enregistrent tous leurs paiements et les recettes dans un grand livre général, qui est un record des transactions financières de l'entreprise. Les entrées dans un grand livre sont basés sur les chèques émis, paiement en espèces et quasi-espèces, les dépôts électroniques ou cartes de crédit paiements reçus. Pour aider à repérer les erreurs mathématiques et les entrées frauduleuses, effectuer un rapprochement bancaire chaque mois, en comparant votre relevé bancaire à votre grand livre général. Votre relevé bancaire comprendra tous les dépôts que vous effectués ou reçus par voie électronique et montrer tous les paiements que vous avez faits. Il comprendra également les frais bancaires que vous avez payé, vous permettant d'inclure ceux de votre grand livre général.

Procédures de passation des marchés

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  Pour vous assurer d'obtenir le plus de valeur en faisant des achats, créez un contrôle interne qui définit les politiques pour faire des achats. Cela peut inclure seulement l'aide de fournisseurs agréés, demandant des soumissions concurrentielles des entrepreneurs ou effectuer une vérification de plusieurs fournisseurs de prix avant de choisir un. Cela pourrait inclure nécessitant votre gestionnaire de bureau pour vérifier les prix en ligne dans plusieurs magasins de bureau avant de commander les fournitures de bureau, de meubles ou d'autres équipements.

Politiques de remboursement

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  Créer une politique formelle de dépenses des employés pour aider à réduire l'hypertension Voyage, hébergement, de divertissement et les coûts repas. Si vous permettez aux employés de réserver leur propre Voyage et hébergement pour assister à des conférences ou à des foires commerciales, ils pourraient réserver des vols et des chambres qui leur rapportent le plus de points de fidélité, plutôt que de choisir les réservations au plus bas coût. Exiger que tous les frais de déplacement être approuvées par un superviseur à l'avance et que toutes les formes de remboursement des dépenses comprennent les recettes.

Vérifications

• Avoir un tiers examen achats, dossiers financiers, feuilles de temps, les remboursements de dépenses et d'autres activités commerciales peut aider place et de réduire les erreurs et les fraudes. Les audits internes permettent un employé ou d'un département pour examiner le travail d'un autre. Les audits externes apporter un entrepreneur ou entreprise de l'extérieur pour examiner le travail de votre personnel. Cela pourrait inclure l'embauche d'un expert-comptable pour examiner vos livres chaque mois ou trimestre. Exécution d'un examen de l'inventaire peut vous aider à repérer si oui ou non vous avez un problème avec le vol, au cours de livraison ou de rupture.