Utilisation d'outils d'organigrammes en gestion de projet

Identifier les tâches

• Pour utiliser les outils de organigrammes en gestion de projet, vous avez besoin d'énumérer toutes les tâches d'un projet dans l'ordre chronologique. Par exemple, lors de l'initiation, la charte de projet doit être approuvé avant le reste de la planification du projet peut commencer. L'utilisation d'un organigramme vous permet de voir rapidement ce qui se passe ensuite dans le processus et veiller à ce que toutes les décisions appropriées sont prises avant les travaux se poursuivent.

Organiser l'information

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  Les gestionnaires de projet utilisent généralement une forme de cercle allongé pour commencer un organigramme. Étiqueter la première étape dans le processus d'après le nom du projet et montrer les actions en rectangles. Afficher les décisions dans les diamants. Disposez-les dans la façon dont ils se produisent. Lier les objets avec des flèches pour illustrer l'écoulement à travers le cycle de vie du projet. Achever le processus avec une autre forme de cercle allongé pour montrer la finition.

Communiquer avec les membres de l'équipe

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  Utiliser un organigramme pour communiquer l'état des travaux du projet aux membres d'équipe, intervenants et les leaders aide transmettre la séquence d'actions nécessaires pour achever les travaux et les dépendances entre les étapes et les ressources. Par exemple, lors de la planification, vous devez assembler tout ce qui est nécessaire - comme les permis et les obligations - avant de pouvoir formuler le plan de projet et définir le budget. Montrant visuellement ces étapes permet de communiquer la nécessité d'étapes qui l'ont précédée.

Améliorer la circulation

• L'utilisation d'outils d'organigrammes vous permet d'identifier les goulots d'étranglement et de voir pourquoi ils se produisent. Certaines mesures peuvent être inutiles, tandis que d'autres peuvent être manquantes. Étapes simultanées multiples augmentent la complexité du projet et peuvent nécessiter des ressources supplémentaires. Par exemple, l'équipe de projet est généralement développée dans le même temps les fournitures sont achetées, la sécurité est disposé et l'exécution commence. Au cours de suivi et de contrôle, si le résultat ne répond pas avec l'approbation, le processus doit être redémarré. Répétant les étapes une perte de temps et d'argent. Affichage de l'ordre dans un organigramme permet de communiquer la façon dont la rationalisation du cycle de vie du projet maximise l'efficacité.