Un système de gestion des connaissances allie la technologie avec des données commerciales recueillies par une société. La «gestion des connaissances» de la phrase se réfère à l'objectif de la collecte et l'organisation des données, puis en utilisant la technologie informatique pour la convertir en informations utiles. Les opérateurs utilisent des bases de données de logiciels pour recueillir et stocker les données, puis les données sont analysées afin de prendre des décisions opérationnelles, stratégiques et marketing.