Commencez votre lettre de refus avec une salutation. Décidez comment vous voulez aborder le destinataire. Si cela est vraiment formelle et que vous ne disposez pas d'une relation au jour le jour avec la personne, adresse lui comme d'un «Monsieur» ou «Madame» Utilisez uniquement le premier nom dans une lettre officielle, si vous êtes sûr que ce soit acceptable.
Être honnête. Ne pas faire des histoires extravagantes expliquant pourquoi vous ne pouvez pas y assister. Dites la vérité de la manière la plus concise possible. Expliquer en une phrase ou deux, la raison pour laquelle vous ne serez pas présents. Utilisez des mots comme «regret» ou «malheureusement» pour indiquer que vous souhaitez que la situation pourrait être différente.
Exprimez votre gratitude pour l'invitation. Merci pour le destinataire en pensant à vous. Cela permettra d'assurer que vous n'êtes pas supprimé définitivement de la liste d'événements futurs.
Terminez votre lettre en exprimant meilleurs voeux au destinataire. Laissez-lui savoir que vous espérez son événement va bien.
Fermez la lettre avec un «Sincèrement» ou simplement remercier encore une fois le destinataire. Inscrivez votre nom avec un stylo. Cela montre que vous avez pris personnellement l'heure sur la lettre. Un nom imprimé est trop générique et peut faire l'hôte pense que vous êtes trop occupé pour prendre le temps de bien répondre à son invitation.
Lire la lettre à haute voix. Assurez-vous qu'il a le ton que vous souhaitez exprimer. Apportez toutes les modifications puis poster la lettre.