Comment faire pour exécuter un inventaire de l'église

Procurez-vous un formulaire d'inventaire de l'église ready-made à partir d'Internet ou de créer votre propre logiciel de tableur à l'aide. Au sommet de la forme, inclure le nom et les espaces à la fois pour le numéro de la feuille et le nom de l'emplacement de votre organisation. En dessous, créer des colonnes intitulées «Numéro de série," Description de l'objet "," date d'acquisition "," valeur initiale, "et" Keep / Dispose. »Imprimer suffisamment de copies de la forme à utiliser dans chaque chambre de l'église et l'apposer à un presse-papiers .

Distinguer entre les fournitures et le matériel, en notant un montant qui quantifie la distinction. Par exemple, les articles avec un coût de moins de 500 $ chacun sont considérés comme des blocs, tandis que les articles avec un coût de plus de 500 $ chacun sont considérés comme des équipements. En raison de sa valeur, l'équipement doit être inventorié alors il est inutile de fournitures d'inventaire.

Créer une liste séquentielle des numéros de série à l'aide d'un tableur et d'imprimer les numéros, un de chaque, sur les étiquettes de 1 pouce. Le premier inventaire de temps est jamais pris les numéros de série doivent être au format année-mois-numéro unique. Le numéro unique est celui qui va changer séquentiellement, par exemple: 01/10/2011, 02/10/2011, 03/10/2011.

Lancer dans une chambre et d'identifier tous les éléments qui comptent comme équipement. Une fois identifié, fixez une étiquette de numéro de série sur le fond de chaque article afin que les articles puissent être suivis.

Notez le numéro de la feuille et le nom de la pièce en utilisant les formulaires d'inventaire sur un presse-papiers. Pour chaque élément donné un numéro de série, les données d'enregistrement dans tous les domaines présents sur le formulaire d'inventaire.

Le champ de description doit avoir une vue d'ensemble de la question. Le champ de série devrait contenir le numéro apposé au bas de l'article. Lors de la prise d'informations de l'inventaire initial, la date acquis et la valeur initiale peut ne pas être disponible. Si elle est, remplir le formulaire en conséquence. Si il est pas, écrire la date du jour dans le champ acquise date-estimer la valeur. Si un article est maintenu, il suffit de mettre un chèque dans le domaine. Si elles sont évacuées, notez la date de cession.

Déplacer de pièce en pièce en répétant les étapes 4 et 5. Rappelez-vous de continuer à noter le numéro de la feuille et le nom de la pièce en haut de chaque feuille que vous changez d'endroit.

Faites des copies uniques des formulaires d'inventaire terminé. Placez une copie de chacune, dans un ordre séquentiel par numéro de feuille, dans une reliure à trois anneaux. Placez un liant à un emplacement hors site sécurisé et l'autre sur place dans un bureau administratif. Suivez les procédures d'inventaire au moins une fois par an.