Les procédures d'exploitation de bureau

Manipulation du Daily Mail (réceptionniste)

• Le courrier entrant est ouvert et son contenu sont horodatés. Les contrôles sont placés dans le bac "Pour dépôt». Courrier est trié par le destinataire et placé dans le courrier bin de la personne.

  Il prépare le dépôt bancaire et fait des copies des chèques reçus. Les pièces jointes sont agrafées à la vérification des copies. Il fournit les contrôles et les copies dépôt de glissement et des pièces jointes à des comptes débiteurs.

  Le courrier sortant est le cachet postal et emmené au bureau de poste tous les soirs.

Procédures téléphoniques

• Répondez au téléphone avant la troisième sonnerie. Le message d'accueil standard est "Bonjour, la société ABC, John parler. Comment puis-je vous aider?" Répondre «Juste un instant» et placer l'appel en attente.

  Consultez le calendrier de bureau pour les employés absents. En cas d'absence, dire l'appelant, et demander si quelqu'un d'autre peut vous aider. Si la personne est dans, annoncer l'appelant et de transférer l'appel. Si la ligne est occupée, dire l'appelant, et offrir la messagerie vocale ou un message écrit.

  
  
  
  
  

  Messages comprennent le nom, l'heure et la date, la raison de l'appelant pour l'appel, et numéro de rappel. Mettez le message dans la boîte aux lettres du destinataire.

Gestion des fournitures de bureau (secrétaire)

• Les fournitures standard sont répertoriés et classés mensuelle. Le calendrier de bureau est cochée pour les envois réguliers et toutes les fournitures nécessaires. Elle prépare le formulaire de commande de fournitures de bureau et le directeur du bureau autorise avant qu'il ne soit placé.

  Pour les fournitures non standard, remplir un formulaire de demande de fournitures et de soumettre à la secrétaire.

Maintenir le calendrier de bureau (secrétaire)

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  Elle a la responsabilité pour le calendrier de bureau. Lors de la planification d'une réunion, consulter le calendrier pour les conflits, et envoyer la demande au secrétaire.

  Envois mensuels pour les clients, le marketing et la promotion sont inscrits sur le calendrier de bureau. Les employés responsables de ceux-ci peuvent envoyer les dates de la secrétaire.

  
  
  

  Email dates de voyage, les absences des employés et les vacances à la secrétaire.

Voyage remboursements, les demandes de chèques et cartes de crédit

• les remboursements de voyage sont traitées chaque semaine. Utilisez le formulaire de Voyage approuvé. Entrez la date de dépense, type de dépense et la raison de la dépense. Joindre les reçus lisibles pour les dépenses. Aucun montant sont remboursés sans reçu.

  Utilisez le formulaire de demande de contrôle agréés pour les contrôles irréguliers. Complétez les informations du bénéficiaire, la date nécessaire, montant du chèque et les sections de la raison. Obtenir l'approbation d'un gestionnaire ou le comptable.

  Les cartes de crédit sont traitées mensuellement. Un reçu est nécessaire pour chaque achat. Entrez votre nom, la raison de la dépense et autres informations d'identification sur le reçu. Tous les frais sans reçus, et les frais personnels, sont déduites du salaire de l'employé.

Les paiements des clients et des factures

• Les commandes des clients achevés sont livrés deux fois par jour à A / R par le commis à l'expédition et facturés à la fin de la journée de l'entreprise.

  Les dépôts quotidiens reçus par A / R sont appliquées par la fin du jour ouvrable.