Comment rédiger une lettre de collecte

Créer une politique de paiement

• Avant de permettre à un client ou un client à différer le paiement, paient à crédit ou de payer après la livraison des produits ou services, de développer une politique de paiement qui décrit vos termes. Cela devrait inclure des détails sur quand vous considérez un paiement en souffrance, par exemple 10 jours ou 30 jours après une facture est émise. Il devrait aussi inclure des détails sur ce qui se passera si le non-paiement continue, comme la délivrance des pénalités et des frais de retard, les services interrompre ou une action en justice.

Adresse les Spécificités

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  Reportez-vous à votre accord contractuel avec le client dans la rédaction de votre lettre de collecte. Référence de l'ordre, le numéro de facture, la date de signification ou de l'achat et de la date du paiement initial était dû. Si il y avait des tentatives précédentes pour collecter, parler de ceux aussi bien, et donner au client un total qui comprend des sanctions. Par exemple, "Votre ordre de 1 000 bouteilles d'eau a été rendu le 1er Octobre et une facture pour 250 $ a été émis par l'intermédiaire de courriers électroniques 3 Octobre avec une date de paiement de Novembre 3. Votre compte est maintenant de 30 jours en souffrance et que votre compte a été évalué une frais de 25 $, ce qui rend votre solde $ 275, payable immédiatement ".

Soyez sympathique, mais ferme

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  Alors que certains clients non-payeurs peut être en esquivant leurs factures, d'autres ont peut-être oublié leur date de paiement ou des problèmes de flux de trésorerie graves. Donner aux clients le bénéfice du doute lors de l'écriture des lettres de collecte pour éviter de les mettre sur la défensive. Par exemple, «Nous comprenons circonstances imprévues peuvent surgir et nous sommes engagés à travailler avec vous pour résoudre cette question." Cette approche ne pas insulter le client, mais il est clair que le paiement doit être faite indépendamment des circonstances.

Joindre des documents de vérification

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  Joindre à vos copies de lettres de collecte de factures émises antérieurement, correspondance antérieure sur la question, une copie de tout contrat signé ou un accord écrit et des extraits de votre politique de paiement. Si vous êtes prêt à négocier sur la balance des paiements partiels ou de prendre, définir les termes spécifiques de votre offre. Fournir un numéro à appeler si le client a des questions et d'inclure une enveloppe pré-adressée et pré-payé pour paiement facile.

Utilisez un procureur

• Si les tentatives répétées pour recueillir sur les comptes en souffrance ne prouve pas fructueuse, vous pouvez choisir d'avoir un avocat envoyer la lettre de collecte en votre nom. Votre avocat peut recommander des menaces de cour des petites créances, un renvoi à une agence de recouvrement, de rapports de crédit ou d'autres actions en justice. Peser le rapport coût-bénéfice de ce qu'il faudrait pour cultiver vos efforts de collecte à un professionnel du droit par rapport au montant que vous pouvez potentiellement gagner de votre client. Par exemple, à l'aide d'un avocat pour écrire une lettre de collecte pour un billet de 50 $ pourrait ne pas être rentable, mais en utilisant de l'aide professionnelle pour la collecte sur un compte $ 10,000 serait presque certainement vaut la dépense.