Comment préparer des formes de ppap

Un plan de paiement pré-approuvé, autrement connu comme un PAPP, offre une commodité à vos clients ainsi que votre service de facturation. En autorisant votre entreprise de transférer un montant spécifié de fonds d'un compte courant ou un compte d'épargne à une date prédéterminée, vos clients ne doivent pas traiter avec les tracas de faire des paiements périodiques. De même, l'arrangement libère votre service de facturation de l'émission de factures et un certain traitement de paiement. Parce que vous avez besoin d'une autorisation écrite pour accéder à un compte détenu par un autre client, vous devez sécuriser l'accès au compte par écrit en utilisant une forme PAPP.

Instructions

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    Recueillir des informations de base de client. sections de format sur la forme pour les clients d'entrer leur nom, société numéro de téléphone et l'adresse de facturation sur le formulaire PAPP. Inclure un champ pour tous les éléments d'information à la clientèle du service de facturation maintient pour chaque client.

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    Collecter des informations sur le compte de chèques à partir de laquelle le client autorise le paiement. Récupérer le nom et l'adresse de la banque à domicile, son numéro de routage - le premier numéro à neuf chiffres situé dans le coin inférieur gauche; coin d'un chèque - et le numéro de compte bancaire - la série de numéros qui suivent le numéro de routage. Les banques élaborent leur propre compte des systèmes de numérotation, de sorte qu'ils peuvent être de toute longueur.

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    Recueillir un chèque annulé par le client pour confirmer les informations de compte-chèques.

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    Fournir une déclaration écrite qui autorise votre entreprise à effectuer des retraits du compte spécifié que nécessaire. Si la date de facturation et montant facturé restent constants, laisser des blancs pour le client ou l'agence de facturation pour terminer. Une déclaration de l'échantillon serait lire, "Je vous autorise (nom de l'entreprise) à débiter mon compte pour $__ sur __ de chaque mois. Je certifie que je suis habilité à autoriser des prélèvements sur le compte ci-dessus, et d'accepter les termes et conditions présentés par cet accord ".

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    Fournir un espace pour les clients de signer et de dater la déclaration d'autoriser votre compte.

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    Inclure tous les termes et conditions que vous pourriez avoir besoin dans une section «Conditions». Ces articles peuvent comprendre des dispositions qui nécessitent le client à assumer la responsabilité de tous les frais de retour ou refusées et fournir une notification de changement de détails de compte une semaine à l'avance de la date de facturation, ainsi que des dispositions cadre pour votre entreprise ou le client d'annuler le contrat un avis écrit.

Conseils Avertissements

  • Alors que vous devriez maintenir la copie originale de l'accord PAPP, il doit être conservé dans un endroit sûr afin de garder l'information financière de vos clients à l'abri des personnes sans autorisation de l'utiliser.

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