Protocole de communication de bureau

Protocoles définis

• Simplement dit, les protocoles sont les règles internes que les membres d'une organisation sont tenus de suivre et utiliser. En faisant des activités ciblées que sont traitées en vertu de protocoles, l'organisation assure la cohérence et la conformité à tous les niveaux. L'inconvénient, cependant, est que trop de protocoles conduisent à la redondance, la bureaucratie et, pire encore, des retards inutiles. Cela fonctionne contre une organisation essayant d'être agile et flexible. Trouver un équilibre entre la conformité et la réactivité.

Communication électronique

• 
  
  
  
  

  Pour ajouter à la difficulté de gérer la façon dont les gens de la même organisation communiquent, les méthodes électroniques et informatiques ont compliqué la question. La vitesse de communication électronique se traduit souvent par des problèmes se produire plus rapidement et se propager davantage lorsque des erreurs sont commises. Les téléphones intelligents, e-mail, messagerie instantanée et de fichiers informatiques ne font qu'ajouter à une avalanche de communications.

Communication écrite

• Les messages écrits, le plus traditionnel des méthodes de communication d'entreprise, sont facilement standardisés par des organisations afin qu'ils puissent être correctement acheminés correctement et priorisés. Cela se fait par le choix des méthodes différentes pour différents niveaux d'importance. Courriels, notes et messages de base peuvent être utilisés pour la communication quotidienne. Mémorandums et des lettres sur papier en-tête présents questions communiquées de manière plus formelle. Réserver des documents de discussion et des rapports pour les discussions politiques et les efforts de prise de décisions importantes.

Messagerie électronique

• 
  
  
  

  Le problème avec les e-mails, la messagerie instantanée et l'Internet est que les organisations perdent souvent le contrôle du message et son public très rapidement. Les organisations sont bien servis par la formation régulière du personnel sur les risques et les périls de la communication électronique, en réservant ces outils pour tous les jours, la communication et la formation du personnel régulier sur la compréhension de comment purger régulièrement des communications vieux et ne garder que les informations importantes. Trop souvent, les gens utilisent ces outils pour la messagerie stupide ou personnelle. Les résultats peuvent varier de gênant de graves devrait ces fichiers plus tard se ressuscité dans les poursuites ou les questions juridiques.

Règles d'écriture

• 
  
  

  Dans le cadre des protocoles, les organisations bénéficient également de faire en sorte que toutes les communications suivent les règles d'utilisation claires. Cela signifie faire assurer que le personnel sait comment communiquer correctement par écrit. Acronymes, techy rapides, tels que LOL, WTB, WU, LTR et ainsi de suite, ne font pas dans les écrits professionnels. Le personnel doit comprendre qu'ils ont besoin de communiquer dans la langue appropriée qui met l'accent sur l'orthographe et la grammaire.

Communications verbales

• Protocoles pour la communication verbale peuvent être mises en œuvre de façon similaire que les documents écrits. Il devrait y avoir des niveaux pour les réunions verbales, y compris la discussion décontractée, des réunions officielles, réunions hiérarchie, et / interactions décisionnels élaboration des politiques. Chacun de ces événements de contact devrait avoir une attente comprise de la façon de communiquer, pour combien de temps et comment traiter les réactions et les décisions. Ne pas le faire dans une entreprise résulte fréquemment en interaction ad hoc qui, tout à l'aise dans les petits groupes, commence à causer des problèmes que les organisations grandissent.