Idées d'organisation réceptionniste

Guides de référence rapide

• Créer guides de référence rapide pour des informations de routine telles que les numéros fréquemment appelés, les numéros de bureau et des listes de postes téléphoniques. Laminer ces guides pour les rendre faciles à manipuler et référence rapidement. Placez ces guides dans un fichier organisé lorsqu'ils ne sont pas en utilisation active. Envisager d'avoir des copies supplémentaires de ces guides pour fournir sur demande. Ces guides vous feront plus efficaces et peuvent aider à accélérer les tâches de routine telles que le transfert d'appels.

Nominations clés

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  Faites une liste de visiteurs attendus pour la journée par temps de rendez-vous. Mettez le nom de la personne et que vous devez en informer à leur arrivée. Cette liste vous permettra de personnaliser vos déclarations de bienvenue aux visiteurs. Par exemple, quand un client arrive, vous pouvez dire, "Bienvenue, monsieur Smith. Mme Epps est excité au sujet de votre réunion." Ce type de salutation fait un invité se sentent plus les bienvenus et peut aider à améliorer les résultats de sa réunion. Cet accueil personnalisé est particulièrement utile pour des entrevues avec les employés. Si un employé potentiel se sente accueilli, elle sera plus à l'aise pour son entretien et aura une vue plus favorable de travailler pour l'entreprise.

Casser Calendrier de rotation

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  Vérifiez que vous disposez de sauvegarde appropriée pour couvrir vos droits lorsque vous êtes sur les pauses ou des jours de maladie. Faire "feuilles de triche» qui décrivent et fonctions qui peuvent être donnés à quiconque de base qui remplit pour vous. Envisager la création d'un calendrier officiel qui tourne fonctions de couverture entre les différents services de votre entreprise. Ce système de rotation vous donnera plus de contacts avec plusieurs parties de l'entreprise, ce qui rend plus facile pour vous de poser des questions à l'avenir.

Société de coupures

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  Créer une société album qui met en lumière les nouvelles positives histoires et des activités de l'entreprise. Craft ces livres quand vous avez les temps d'arrêt et les placer dans votre salle d'attente pour les visiteurs à examiner. Ces livres seront fournir un moyen constructif pour les visiteurs pour passer le temps pendant qu'ils attendent leur rendez-vous et peuvent les aider à devenir plus familier avec votre entreprise dans le même temps. En gardant vos clients occupés, vous serez en mesure de garder votre attention sur d'autres missions et des appels téléphoniques, ce qui augmente l'efficacité de votre organisation.

Rafraîchissements

• Gardez à portée de main des rafraîchissements à votre bureau de réception. Installez un petit réfrigérateur pour stocker les boissons froides sous votre bureau ou dans la zone d'attente. Avoir un une tasse à café à portée de main, ainsi que des produits de café standards comme le sucre et la crème. Placez un plateau de pâtisseries sur votre comptoir de réception, ou un bol de bonbons durs. En ayant ces rafraîchissements à proximité, vous êtes en mesure de fournir un accueil chaleureux à l'hôte de votre entreprise sans avoir besoin de quitter la zone de réception.