Qu'est-ce qu'une lettre d'envoi?

Fonction

• Dans une lettre d'envoi, l'écrivain donne le nom du document (s) d'accompagnement et explique son but. Ce type de document est utilisé comme une introduction et peut résumer l'information importante en détail dans le document d'accompagnement. L'auteur peut également exprimer son souhait de maintenir le contact avec le bénéficiaire et d'être considéré pour engagements futurs.

Importance

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  Parce qu'une lettre d'envoi peut contenir des informations sensibles, comme un mot de passe pour un fichier protégé contenant un document électronique, il est un outil de communication important. En outre, il peut attirer l'attention du destinataire à l'information dans le document qu'elle a peut-être négligé autrement.

Caractéristiques

• Bien que brève, une lettre de transmission peut présenter le document d'accompagnement dans un certain nombre de façons. L'écrivain peut montrer comment le destinataire du document d'accompagnement répond aux attentes ou des objectifs décrits plus haut. La lettre peut discuter de la façon dont l'information a été recueillie et qui a été impliqué, donner du crédit à ceux qui ne pouvaient pas être ou ne sont pas mentionnées dans le document lui-même. La lettre peut aussi ordonner au bénéficiaire d'agir, par exemple, en demandant des modifications proposées au projet de signatures ou d'accompagnement sur un contrat ci-joint.

Considérations

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  La lettre ne devrait pas inclure des informations détaillées ou technique. Il doit être simple, bref et amical. Vers la fin, envisager de faire vous-même ou ceux que vous représentent disponibles à l'avenir pour la communication supplémentaires et / ou des partenariats de travail. Inclure vos informations de contact. Si vous demandez le destinataire à agir en réponse au document d'accompagnement, de fournir une date limite pour l'action.

Délai

• La lettre d'envoi doit être envoyée avec le document qu'il présente, pas à l'avance ou après le rapport, la proposition ou le projet a été envoyé. En outre, traiter la lettre comme un document séparé par pas physiquement attachés à ce qu'il accompagne.