Politique d'approvisionnement à but non lucratif

Les offres multiples

• Certains organismes sans but lucratif exigent que les achats au-dessus d'un certain niveau de dollar être mis en candidature, avec l'organisation de réception des offres multiples pour différents fournisseurs. Cela permet de réduire la probabilité qu'un agent d'achat, chef de service ou directeur exécutif peuvent récompenser un contrat à un ami, un membre de la famille ou un associé d'affaires qui offre une récompense personnelle ou pot de vin pur et simple. Cela empêche aussi un fournisseur de longue date de relever les taux ou la réduction des services chaque année, car il sait qu'il n'a pas de concurrence.

Faible Offre vs Best Bid

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  Votre politique d'approvisionnement peut exiger que votre organisation prend l'offre la plus basse sur des projets, des services ou des biens, ou de vous permettre de prendre la meilleure offre. La meilleure offre pourrait ne pas être le moins cher, mais il pourrait fournir une meilleure valeur pour l'organisation. Par exemple, un sport firme de marketing pourrait offrir à courir 10 kilomètres course sur route un organisme de bienfaisance pour un montant inférieur à celui d'un autre cabinet, mais le plus offrant pourrait avoir plus d'expérience courses à pied de la route et d'avoir plus de contacts qui pourraient acheter des commandites. Dans certains cas, un but non lucratif pourrait permettre un contrat pour aller à une entreprise autre que le plus bas soumissionnaire, tant que le contrat est dans un certain pourcentage de la soumission la plus basse et l'agent d'achat, la tête ou la gestion département peut montrer raisons pour lesquelles la soumission la plus basse est pas la meilleure offre.

Demandes de propositions

• Dans le cadre de votre politique d'approvisionnement, de créer et de lancer une demande de propositions pour des projets, des services ou des biens de plus de un montant précis. Une demande de propositions est une utilisation Procédures pour les entreprises standard qui communique aux soumissionnaires potentiels les mêmes conditions objectives d'un contrat. DP aident organismes sans but lucratif font des pommes avec des pommes comparaisons de soumissions.

Conflit d'intérêt

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  Pour éviter le favoritisme, ou l'apparence de favoritisme, demandez à vos membres du conseil d'administration et le personnel de gestion si elles ont des amis, des membres de la famille ou des partenaires commerciaux qui vendent des biens ou services que vous achetez. De nombreux organismes sans but lucratif ont des politiques qui interdisent l'organisation de la transaction d'affaires avec des entreprises qui ont des liens étroits avec les principales parties prenantes. Avant de vous approuvez grands contrats, partager les noms des partenaires d'affaires potentiels avec vos intervenants clés afin de déterminer si l'un d'eux ont un conflit.

Transparence

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  Parce que sans but lucratif ne sont pas en concurrence avec d'autres sociétés pour les bénéfices, ils sont plus libres de divulguer des informations commerciales avec le public. Faites votre politique d'approvisionnement facilement disponible au public sur votre site web. Inclure des informations concernant les achats importants dans le rapport du trésorier donné à votre conseil d'administration aux réunions du conseil.

Durabilité

• Vous voudrez peut-être de donner la préférence aux entreprises qui utilisent des pratiques commerciales «vertes». Cela peut inclure les entreprises qui ont déclaré publiquement et démontrables initiatives pour réduire l'énergie et d'eau, recycler, utiliser des matériaux organiques et non toxiques ou réduire les emballages.