Quelle est la définition d'un rapport de dépenses?

Fonction

• Un rapport de dépenses documente les coûts d'exécution d'une certaine activité, qui sont transmises à la personne, une organisation ou d'une société au nom de laquelle l'activité a été réalisée. Normalement, un rapport de dépenses ne détaille que les dépenses que le préparateur souhaite être remboursé pour encourir. Les recettes et les journaux sont normalement fournis à l'appui d'un rapport de dépenses pour vérifier que les dépenses ont été réellement engagés.

Usage

• Un rapport de dépenses est souvent utilisé pour rembourser les entrepreneurs et les employés en assurant qu'ils se sont conformés à une politique de dépenses interne ainsi qu'avec l'Internal Revenue Service des règles sur la déductibilité des frais professionnels. Les notes de frais sont également retenus pour fournir une preuve à l'IRS que certaines dépenses ont été engagées dans le cours normal des affaires.

  
  
  
  
  

  Les dépenses les plus courantes pour lesquelles les employés sont remboursés sont déplacement, de repas et de frais de représentation.

  

Dépenses de voyage

• Billet d'avion, kilométrage sur un véhicule personnel, les péages, les frais de location de voitures, chambres d'hôtel, les repas pris sur la route, des conseils versée aux travailleurs des services de l'hôtel et les frais de stationnement de l'aéroport sont tous des exemples des dépenses de nombreux clients ou employeurs remboursera si un rapport de dépenses documentation les dépenses sont fournis.

  

Frais de repas et

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  Prendre un client potentiel à déjeuner, ou de célébrer une promotion dans un bar avec un collègue sont deux exemples de repas et de divertissement dépenses d'un client ou un employeur peut rembourser lorsqu'il est fourni avec un rapport de dépenses. Avant de rembourser, l'employeur ou le client peuvent exiger des reçus qui documentent les pourboires et autres frais de service.

  

Comptes des frais de cartes de crédit

• De nombreuses organisations et sociétés exigent que les employés paient des dépenses d'entreprise en utilisant une carte de crédit émise au nom de l'employé. L'employé est souvent personnellement responsable de payer la facture.

  
  
  

  L'organisation ou société recevront une copie de la facture et remboursera les frais réfléchi sur ce projet de loi de carte de crédit uniquement lorsque les documents d'appui tels que les recettes, les journaux et la justification de l'entreprise est fourni sous la forme d'un rapport de dépenses.

  

Avertissement

• Il est important de comprendre la politique de dépense ou attentes du client / employeur avant d'engager des frais dont le remboursement est prévu. Très peu de choses peuvent se dégrader un client-entrepreneur ou relation de travail plus rapidement que d'un désaccord sur l'argent.

  Il est souvent une bonne idée de garder une copie des reçus présentés avec un rapport de dépenses, en cas dupliquer soumission est nécessaire.