Comment écrire une lettre d'affaires à un consulat étranger

Identifier le nom, le titre et l'adresse de la personne à qui vous vous adressez à la lettre. Chaque consulat étranger a un site Web détaillé qui fournit un répertoire personnel, avec des liens vers différents départements, ce qui peut vous aider à identifier la personne à qui vous devez adresser votre correspondance.

Suivre le protocole traditionnel d'affaires lors de l'écriture d'une lettre commerciale au consulat. Utilisez le nom complet et le titre de l'individu, le département et l'adresse du consulat, formaté par le système de courrier international du pays. Chaque pays varie, alors suivez les directives énumérées dans la section «Contactez-nous» du site Web du consulat. Si vous envoyez une lettre de copie papier, inclure la date dans le coin supérieur droit de votre lettre. Si vous envoyez des e-mail, indiquer clairement l'objet de votre correspondance dans la ligne d'objet.

Ecrire une lettre d'introduction qui comprend une explication de qui vous êtes, d'où vous êtes, pourquoi vous écrivez, et si vous écrivez au nom d'une autre personne ou vous-même. Si vous écrivez au nom d'une société, une entité gouvernementale, une organisation internationale ou un établissement d'enseignement, note l'affiliation par nom et indiquez votre titre et les informations d'identification.

Écrire une déclaration simple qui décrit brièvement mais de façon succincte le but de votre correspondance. Langue traduite ou interprétée peut souvent avoir deux significations, afin de prendre soin d'éviter la terminologie de l'argot ou des expressions familières qui pourraient ne pas être compris aisément par un lecteur étranger. Par exemple, la phrase, «Je veux toucher la base avec vous" devrait être remplacé par: «Je vous écris pour vous demander ..."

Limitez votre lettre à un seul sujet et être précis sur le résultat que vous désirez à partir de la correspondance.

Fin de la lettre avec une note de remerciement et de fournir des détails sur la façon dont vous pouvez être joint. Toujours inclure votre nom complet. Jamais falsifier ou faire des déclarations trompeuses ou potentiellement menaçantes dans une lettre à un consulat étranger.

Consultez votre bureau de poste local sur les conditions d'envoi et délai de livraison estimé. Si vous êtes en joignant une enveloppe timbrée auto-adressée pour assurer une réponse rapide à votre lettre, assurez-vous que vous avez la quantité appropriée de US affranchissement sur l'enveloppe de retour.