Recueillir l'information existante dans un emplacement central. Fin de cette première étape d'un cycle de vie de gestion des contrats efficace vous permet d'analyser vos contrats existants, le cas échéant, pour déterminer où se trouvent vos risques potentiels et quand vous pouvez potentiellement améliorer vos opérations. Comme votre entreprise grandit, la transition entre les contrats sur papier à une base de données en ligne, si vous avez pas déjà fait.
Le suivi des marchés pour assurer que votre petite entreprise ne manque pas de jalons importants. Manquant ces dates pourrait affecter vos relations d'affaires avec les fournisseurs et les clients et de mettre en péril votre réputation.
Créer de nouveaux contrats efficacement en créant des formulaires en ligne qui génèrent des contrats types avec libellé pré-approuvé par votre service juridique. Vous pouvez également simplifier la création d'offres complexes en utilisant des modèles pré-approuvé par votre service juridique. Cela aide aussi à vous assurer que vous avez tout mis en place pour un audit aussi.
Approuver les contrats avec un workflow d'approbation cohérente. Cela garantit que les contrats à risque se examinées et approuvées par votre service juridique, la haute direction et d'autres experts compétents. Toutefois, afin de simplifier le processus, d'éliminer les niveaux d'approbation inutiles. Retards dans l'approbation de traitement pourraient vous faire perdre offres et affecter négativement la satisfaction du client.
Négocier les détails des contrats pour vous assurer d'obtenir la meilleure affaire. Parce qu'un contrat est un accord juridiquement contraignant entre deux parties, la négociation du contrat implique généralement de discuter et de convenir des termes du contrat pour produire un projet final. Contrats non négociables, tels que les baux et les garanties, peuvent être l'exception de ce processus pour votre petite entreprise.
Signer des contrats une fois que vous et l'autre compromis assez du parti de rejoindre un projet final. Ce document doit être signé sur papier ou par e-signature par toutes les parties concernées. Ensuite, vous devez enregistrer la version finale. Cela vous permet de valider que la version finale n'a pas été modifié après que les signatures ont été fixés, si vous avez besoin de revoir le contrat si des problèmes surviennent.
Analysez vos contrats pour gérer les risques. Créer des rapports pour identifier les tendances et vous assurer de respecter les conditions énoncées. Facile d'accès aux contrats garantit que votre personnel peut réagir rapidement à toute situation qui se présente.
Modifiez les politiques, processus et procédures qui ralentissent la capacité de vos employés à répondre adroitement à l'enquête d'un client. Mettre en œuvre des projets d'amélioration des processus de catégoriser systématiquement offres, éliminer les déchets et simplifier votre cycle de vie de gestion des contrats.