Formater une résolution en plaçant la date de la résolution et un numéro de résolution ou de référence au sommet de la forme de la résolution. Si elle est la première résolution soumis au vote, le nombre peut être 00001, et toute autre résolution après le premier sera numéroté en séquence.
Le nom de la résolution devrait être intitulé par le sujet. Par exemple, un titre possible pourrait être "l'approbation du budget pour l'exercice."
Le langage de la résolution devrait être formel, en commençant par la première phrase faisant référence à la responsabilité du conseil. Un exemple est, "considérant qu'il est de la responsabilité du conseil d'administration d'approuver tous les budgets de l'organisation XYZ but non lucratif."
La phrase suivante ou partie suivante de la résolution devraient documenter des faits ou des raisonnements pourquoi l'action est prise. Par exemple, "considérant que le personnel financier de XYZ organisme sans but lucratif mis au point le budget basé sur les projets, les dépenses et les coûts opérationnels pour l'organisation- XYZ et alors que le comptable de XYZ a vérifié et examiné tous les états financiers de l'exercice précédent d'année et que le budget actuel se compose de chiffres projetés sur la base des dépenses antérieures et des dépenses et états comptables projetée ".
La dernière déclaration sur la résolution se compose de l'action d'être voté, tels que: «Maintenant, il est résolu d'approuver, d'adopter et d'autoriser le budget XYZ pour l'exercice." La partie suivante de la résolution énumère les noms des membres du conseil d'administration de vote sur la résolution et un espace avec leur vote d'approbation ou de désapprobation. La résolution est approuvée si la majorité des membres du conseil votent «oui», et la résolution ne soit pas approuvée si la majorité des membres du conseil votent «non». A la signature du président du Conseil doit être placé sur le document avec l'enregistrement du vote.