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Comment cartographier un processus d'achat

Cartographie d'un processus d'achat est tout simplement une question de décider sur une «meilleure pratique» ou, mieux encore, un «meilleur processus" pour faire des commandes aux fournisseurs. Lorsque vous avez un processus d'achat solide, avec des termes clairs que vous et vos fournisseurs comprennent et acceptent, en ordonnant de nouvelles fournitures et produits pour votre entreprise devient presque automatique. Ce processus d'achat particulier est très basique, mais vous pouvez mettre à jour et modifier les détails de votre carte de processus au besoin.

Choses que vous devez

  • Modèle de bon de commande

Instructions

  1. 1

    Appelez le fournisseur (s) que vous souhaitez commander à partir de négocier les conditions, y compris le pourcentage de remise. Après confirmation, ajouter le fournisseur à votre liste "de fournisseur approuvé". Mettre en place un ordre d'achat standard pour chaque fournisseur qui définit clairement les termes que vous avez convenues aide d'un modèle Microsoft Word ou Excel (voir Ressources pour un lien).

  2. 2

    Déterminer les matériaux et les montants nécessaires en fonction de vos objectifs mensuels ou hebdomadaires production nécessaires, et de décider qui a approuvé le fournisseur peut fournir. Dressez la liste des prix basé sur les informations de votre fournisseur agréé.

  3. 3



    Générer et imprimer le bon de commande doit être envoyé au fournisseur choisi. Fax, appeler, par courriel ou par la poste au fournisseur. Déposer une copie de l'ordre d'achat dans vos dossiers de l'entreprise.

  4. 4


    Vérifiez que votre fournisseur est en réception de votre ordre d'achat.

  5. 5


    Recevoir les articles et de les mettre à travers un contrôle de précision la qualité et de l'ordre. Assurez-vous que chaque élément de l'ordre d'achat est dans le paquet et qu'ils ne sont pas endommagés.

  6. 6

    Entrez la commande dans votre système d'inventaire tel que reçu. Envoyer le bon de commande et la facture aux comptes à payer pour le traitement des paiements.

  7. 7

    Stock les articles reçus sur cet achat de l'ordre dans l'inventaire, ou de les acheminer vers le service approprié pour une utilisation immédiate.

Conseils Avertissements

  • Si vous préférez une carte visuelle de processus d'achat, il suffit d'écrire chaque étape dans une boîte rectangulaire et dessiner une flèche vers le bas à la case suivante. Quand il ya une option alternative à considérer - par exemple, vous pourriez avoir besoin de vous demander si les marchandises reçues sont exactes ou non - de dessiner deux flèches, une pour oui et l'autre pour non, puis dirigez la carte de processus à la logique étape suivante en fonction de la réponse. Si vous avez reçu les mauvais produits, les processus carte flèches devraient conduire à une boîte / option séparée qui indique «retour de processus." Voir Ressources pour un exemple d'une carte visuelle de processus d'achat.

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